Bir sigorta acentesinde günün önemli bir bölümü, sigorta şirketlerinin ekranlarında kesilen poliçeleri acente programına yeniden yazmakla geçebilir. Her poliçe için müşteri, tarih, prim, vergi, taksit ve komisyon bilgisini elle girmek hem zaman alır hem de küçük yazım hatalarına açıktır. Bu yazıda poliçe aktarımının ne olduğunu, acentenize neler kazandırdığını ve geçişte nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Elle girişin gizli maliyeti
Elle girişin maliyeti yalnız harcanan süre değildir. Asıl sorun, hataların çoğunun girildiği gün değil, haftalar sonra ortaya çıkmasıdır:
- Bir rakamı yanlış yazılan poliçe numarası, sigorta şirketinin ekstresiyle mutabakat yaparken eşleşmez.
- Yanlış girilen prim ya da taksit, müşterinin cari hesabını ve tahsilat listesini bozar.
- Unutulan bir zeyl, iade ya da ek prim, şirkete ödenecek tutarı değiştirir.
- Girilmesi geciken poliçe; tecdit listesinde, raporlarda ve şube / prodüktör komisyonunda eksik görünür.
Yoğun dönemlerde, örneğin ay sonunda ya da yenilemelerin yığıldığı haftalarda, bu yük katlanır. Personel, üretime ve müşteriye ayıracağı zamanı veri girişine harcar.
Poliçe aktarımı nedir?
Poliçe aktarımı, sigorta şirketinde kesilen poliçe ve zeyllerin bilgilerinin bir dosya ya da web servisi üzerinden acente programına okunmasıdır. PSPforSQL Acente programında iki yol vardır:
- Otomatik Transfer Sistemi (Acente OTS): Poliçeler sigorta şirketlerinden ve asistans firmalarından, belirlediğiniz saatte kendiliğinden çekilir. Ayrıntıları OTS (Otomatik Transfer Sistemi) Nasıl Çalışır? yazımızda anlattık.
- Dosya ile aktarım: Şirketten aldığınız Excel ya da XML dosyasını Poliçe Aktarımı ekranında okursunuz. Sıkıştırılmış (zip) dosyayı önceden açmanız gerekmez; program dosyayı kendisi açar.
Her iki yolda da poliçeler doğrudan kayda geçmez. Önce Poliçe Aktarımı ekranında “Bekliyor” durumunda listelenir; siz kontrol edip onayladığınızda taksitleri ve cari hareketleriyle birlikte toplu olarak kaydedilir. Bu ara adım, otomasyonun hızını sizin denetiminizle birleştirir.
Aktarımın acentenize kazandırdıkları
Zaman
Bir poliçeyi elle girmek birkaç dakika sürerken aktarımda çok sayıda satır tek seferde listeye gelir. Personelinizin işi yazmaktan kontrol etmeye döner.
Doğruluk
Poliçe numarası, tarihler, prim, vergiler ve taksitler şirketin kendi verisinden gelir; yazım hatası riski büyük ölçüde ortadan kalkar. Aynı sigorta şirketinden aynı poliçe ve zeyl numarası ikinci kez kaydedilmez.
Eksiksiz cari hesap
Aktarılan poliçe kaydedildiğinde müşteri borcu, sigorta şirketi hesabı ve komisyon birlikte oluşur. Böylece cari hesaplarınız güncel kalır, şirket mutabakatı kolaylaşır.
Komisyon ve şube / prodüktör takibi
Sigorta şirketi kartında “Hesaplanacak Komisyon %” girilmişse aktarımda bu oran uygulanır. Ana acente üzerinden çalışıyorsanız her aktarım şirketi için ayrı oran tanımlanabilir. Aktarılan satırların müşterilerini toplu olarak bir şube / prodüktöre de kaydedebilirsiniz.
Güncel raporlar ve tecdit
Poliçeler gün gün programa girdiği için üretim raporları, tahsilat listesi ve tecdit takibi eksiksiz çalışır. Yenilemesi yaklaşan bir poliçeyi “henüz girilmedi” diye kaçırmazsınız.
Elle giriş tamamen biter mi?
Aktarım, sigorta şirketinin sağladığı veriye bağlıdır. Bazı şirketlerde tam otomatik aktarım için şirketten web servis erişimi ya da ayrı kullanıcı bilgisi almanız gerekir. Aktarım dosyasında bulunmayan bilgiler, örneğin acentenize özel kodlar ya da notlar, kayıttan sonra elle tamamlanabilir. Müşterilerinizin başka acentelerdeki poliçelerini izlemek için de Dış Poliçe Girişi kullanılır.
Ana acente üzerinden çalışan acenteler için de aktarım mümkündür. Ana acente kartında, ana acentenin aktarımını yaptığı sigorta şirketlerini tanımlarsınız; Poliçe Aktarımı'nda ana acenteyi ve aktarım şirketini seçerek dosyayı okursunuz. Böylece birden çok şirketin poliçesi aynı düzenle programa girer.
Yani amaç, elle girişi istisnaya indirmektir. Elle giriş gereken durumlar için Poliçe ve Zeyl Girişi İpuçları yazımız işinize yarar.
Geçişte nelere dikkat etmeli?
- Çalıştığınız her sigorta şirketinden aktarım için gereken kullanıcı bilgilerini ya da web servis erişimini isteyin.
- Sigorta Şirketi / Ana Acente kartlarında aktarım kalıbını ve komisyon oranlarını kontrol edin.
- Şirketin ürün kodlarının programdaki sigorta çeşitleriyle eşleştiğinden emin olun; eşleşmeyen satırlar kaydedilmeden bekler.
- İlk haftalarda aktarılan poliçelerden örnekler seçip şirket ekranıyla karşılaştırın.
- Kaydetmeden önceki kontrolleri alışkanlık hâline getirin; bunları Aktarım Sonrası Kontroller yazımızda anlattık.
Web Portal'dan da aktarım
Poliçe aktarımı yalnız masaüstü programa özgü değildir. Web Portal'da da Poliçe Aktarımı ekranı, Şirket Aktarımı ile dosya okuma ve Otomatik Transfer Sistemi bulunur. Ofis dışındayken de bekleyen poliçeleri kontrol edip kaydedebilirsiniz; portal aynı veritabanını kullandığı için yapılan kayıt masaüstünde de görünür. Ayrıntılar için Web Portal Nedir? yazımıza bakabilirsiniz.
Özetle
- Elle giriş hem zaman kaybı hem de sonradan fark edilen hatalar demektir.
- Aktarım poliçeleri şirketin kendi verisinden okur; siz kontrol edip kaydedersiniz.
- Aynı poliçe ve zeyl ikinci kez kaydedilmez; cari, komisyon ve tecdit bilgileri birlikte oluşur.
- Başlamak için şirket kullanıcı bilgilerini toplayın, kartlarınızı ve sigorta çeşidi eşleşmelerini gözden geçirin.
Aktarımın sizin acentenizde nasıl kurulacağını birlikte görmek isterseniz demo talebi bırakabilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.