Mutabakat, sizin kayıtlarınızla sigorta şirketinin kayıtlarının aynı sonucu verdiğini doğrulamaktır. Şirketin ekstresinde görünen borç ile sizin programınızdaki bakiye farklıysa, bu farkın nedenini bilmeniz gerekir. Bu yazıda sigorta şirketiyle hesap mutabakatını nasıl yapacağınızı ve farkların en sık hangi nedenlerden çıktığını anlatıyoruz.
Mutabakat neden düzenli yapılmalı?
Farklar zamanla birikir. Bir ay içinde ortaya çıkan üç küçük fark, o ay incelendiğinde birkaç dakikada bulunur. Aynı farklar bir yıl sonra fark edildiğinde ise yüzlerce hareket arasında aranır. Bu yüzden mutabakatı her ay, şirketin ekstresi geldiğinde yapmanızı öneririz.
Düzenli mutabakat ayrıca şunları sağlar:
- Şirkete fazla ya da eksik ödeme yapmazsınız.
- Hak ettiğiniz komisyonun eksiksiz tahakkuk ettiğini görürsünüz.
- Programa girilmemiş zeyl, iade ya da iptalleri yakalarsınız.
- Müşteri cari hesaplarının ve raporların doğru olduğundan emin olursunuz; şirket hesabındaki bir eksik, çoğu zaman bir müşteri hesabında da eksik demektir.
Mutabakat kimin işi?
Küçük acentelerde mutabakatı çoğu zaman acente sahibi, büyük acentelerde muhasebeden sorumlu bir çalışan yapar. Kim yaparsa yapsın, işin bir sahibinin olması ve her ay aynı tarihlerde yapılması önemlidir. Çok sayıda şirketle çalışıyorsanız şirketleri ayın farklı günlerine dağıtmak yükü hafifletir.
Hazırlık
Mutabakata başlamadan önce kayıtlarınızın dönem itibarıyla tamam olduğundan emin olun:
- O döneme ait bütün poliçe ve zeyller aktarılıp kaydedilmiş mi? Poliçe Aktarımı'nda bekleyen satır kalmadığını kontrol edin.
- Şirkete yapılan ödemeler ve şirketten alınan tutarlar girilmiş mi?
- Sigorta şirketinden dönemin ekstresini ya da hesap dökümünü aldınız mı?
Adım adım mutabakat
- Şirket hareketlerini açın: Ana ekrandaki Sigorta Şirketi Hareketleri düğmesiyle şirketin cari hareketlerini açın.
- Özetle karşılaştırın: Özet düğmesi hesabı türüne göre (poliçe, zeyl, ödeme, komisyon…) toplar. Bu toplamları şirketin ekstresindeki toplamlarla karşılaştırarak farkın hangi grupta olduğunu hızla görürsünüz.
- Ekstreyi alın: Ekstre ile tarih aralığını ve para birimini seçin. Ekstreyi komisyonlu ya da komisyonsuz alabilirsiniz; şirketin dökümü hangi biçimdeyse onu seçmek karşılaştırmayı kolaylaştırır.
- Kalem kalem eşleştirin: Farkın olduğu grupta poliçe numarasına göre karşılaştırma yapın. Listelerdeki süzgeç satırıyla tutar ya da tarih aralığına göre süzebilir, ekstreyi Excel'e aktarıp şirketin dosyasıyla yan yana koyabilirsiniz.
- Farkı sınıflandırın: Her farkın nedenini yazın: bizde eksik, şirkette eksik, tutar farkı, tarih farkı.
- Düzeltin: Sizden kaynaklanan farkları programda düzeltin; şirketten kaynaklananları şirkete yazılı bildirin.
- Ödemeyi kaydedin: Mutabık kalınan tutarı öderken şirket hareketlerinde Çıkışlar'dan ödeme türünü seçin.
Farklar en sık nereden çıkar?
- Girilmemiş zeyl ya da iptal: Şirkette kesilmiş ama programa aktarılmamış bir zeyl en yaygın nedendir. Aktarım listesini ve bekleyen satırları kontrol edin.
- Mükerrer kayıt: Aynı poliçe bir kez elle, bir kez farklı numarayla aktarımla girildiyse sizde fazla görünür. Aynı tutarın iki kez geçtiği kalemlere bakın. Bkz. Aktarım Sonrası Kontroller
- Dönem farkı: Ay sonuna yakın kesilen bir poliçe şirkette bir ayda, sizde diğer ayda görünebilir. Bu bir hata değildir ama not edilmelidir.
- Komisyon oranı farkı: Şirket kartındaki komisyon oranı güncel değilse komisyon tutarı farklı çıkar. Oranı kartta güncelleyin.
- Dövizli poliçeler: Kur farkı kaynaklı küçük farklar olabilir; dövizli hesaplarda bakiyeleri para birimi bazında karşılaştırın.
- Ödeme kaydı: Şirkete yapılan bir ödemenin hiç girilmemesi ya da yanlış şirkete girilmesi.
Ana acente ile mutabakat
Ana acente üzerinden çalışıyorsanız cari hesabı ana acenteyle tutarsınız. Ana acente kartında, ana acentenin aktarımını yaptığı sigorta şirketlerini tanımlarsınız. Mutabakatta önce ana acentenin dökümündeki toplamları, sonra gerekiyorsa aktarım şirketlerine göre ayrıntıyı karşılaştırın. Her aktarım şirketi için ayrı “Hesaplanacak Komisyon %” girilebildiğinden komisyon farklarında önce bu oranlara bakın.
Şube / prodüktörlerle mutabakat
Aynı düzeni şube / prodüktörlerinizle de kurmanızı öneririz. Şube / Prodüktör Mutabakat Raporu ile dönemin komisyon hesabını görürsünüz. Şube / prodüktörünüz Şube Programı'nı kullanıyorsa, merkezin onayladığı aylık mutabakatı portal üzerinden görüp onaylayabilir. Bu konuda Şube / Prodüktör Yönetimi yazımıza ve Şube Programı sayfasına bakabilirsiniz.
Mutabakatı kayıt altına almak
Her ayın mutabakat sonucunu kısa bir notla saklayın: tarih, şirket, bakiye, açık kalan farklar ve nedenleri. Bir sonraki ay ilk iş, açık kalan farkların kapanıp kapanmadığına bakmaktır. Mutabakat yapan kişiyi belirlemek ve cari hareket düzeltme yetkisini sınırlamak da işin düzenli yürümesine yardım eder.
Kontrol listesi
- Dönemin bütün poliçe ve zeylleri kaydedildi mi?
- Özet toplamları şirketin ekstresiyle karşılaştırıldı mı?
- Farklar poliçe numarasına göre tek tek bulundu ve nedeni yazıldı mı?
- Bizden kaynaklanan farklar düzeltildi, şirketten kaynaklananlar bildirildi mi?
- Ödeme, mutabık kalınan tutar üzerinden yapılıp kaydedildi mi?