Poliçe aktarımı veri girişini büyük ölçüde ortadan kaldırır, ama kontrolü ortadan kaldırmaz. Aktarılan bir satırın yanlış müşteriye bağlanması ya da aynı kişi için ikinci bir müşteri kartı açılması, aylar sonra cari hesapta, tecdit listesinde ve raporlarda sorun çıkarır. Bu yazıda Poliçe Aktarımı ekranında kaydetmeden önce yapmanız gereken kontrolleri sırayla anlatıyoruz.
Neden kaydetmeden önce kontrol?
Aktarılan poliçeler önce Poliçe Aktarımı ekranında “Bekliyor” durumunda listelenir. Kaydettiğiniz anda taksitler, müşteri borcu, şirket hesabı ve komisyon oluşur. Kayıttan sonra yapılan düzeltme birden çok hesabı ilgilendirir; kayıttan önce yapılan düzeltme ise tek satırlıktır. Bu yüzden birkaç dakikalık kontrol, saatlerce sürecek düzeltmenin önüne geçer.
Satır durumlarını okumak
Listede her satırın başında durumunu gösteren bir işaret vardır:
- Yeşil onay: Satır kaydedilmeye hazırdır.
- Kırmızı çarpı: Satır kaydedilemez. Ya müşteri programda kayıtlı değildir ya da satırın ürün kodu programdaki bir sigorta çeşidiyle eşleşmemiştir.
Kırmızı çarpılı satırları düzeltmeden bekletmek sorun değildir; onlar kaydedilmez ve listede kalır. Ama uzun süre bekleyen satırlar, o poliçelerin cari hesapta ve raporlarda görünmemesi demektir.
Müşteri eşleştirme
Satırdaki kırmızı “Müşteri Tanıtımı” yazısı, müşterinin programda bulunamadığını gösterir. Üç seçeneğiniz vardır:
- Var olan müşteriyi seçmek: Müşteri programda kayıtlı olabilir ama adı farklı yazılmış olabilir (kısaltma, unvan farkı, eksik harf). Yeni kart açmadan önce mutlaka arayın. Listelerde arama yazdığınızla başlayan kayıtları bulur; içinde geçenleri bulmak için aradığınız kelimenin başına yıldız işareti koyun.
- Satırdan yeni müşteri oluşturmak: Yazıya tıklayıp Müşteriyi Kaydet derseniz satırdaki ad, adres, TC Kimlik ve telefon bilgileriyle yeni müşteri kartı açılır.
- Toplu oluşturmak: Çok sayıda yeni müşteri varsa Liste İşlemleri'ndeki Kayıtlı Olmayan Müşterileri Seç ve Seçili Müşterileri Kaydet ile hepsini tek seferde kaydedersiniz.
Aynı müşteriye iki kart açılırsa ne olur?
Mükerrer müşteri kartı, görünmez ama pahalı bir hatadır. Müşterinin borcu iki karta bölünür, ekstresi eksik çıkar. Tecdit listesinde aynı kişi iki kez görünür ya da bir poliçesi gözden kaçar. Çapraz satış raporları, müşterinin aslında sahip olduğu bir poliçeyi “yok” gösterir. Bunu önlemek için:
- Yeni kart açmadan önce TC Kimlik ya da vergi numarasıyla arayın.
- Ad yazımında acente içinde bir kural belirleyin (unvanlar, kısaltmalar).
- Aynı kişiye ait farklı TC Kimlik numaralarını müşteri kartındaki Bağlantılı TC Kimlik Numaraları bölümünde tutun.
Şube / prodüktöre atama
Aktarılan poliçe bir şube / prodüktörünüzün işiyse ilgili satırları seçip Liste İşlemleri'nden Seçili Müşterileri Şube / Prodüktöre Kaydet'i kullanın. Müşteriler o şubenin altına kaydedilir ve şubeye verilecek komisyon gösterilir. Bu adımı atlarsanız şube / prodüktör hesapları eksik çıkar.
Sigorta çeşidi eşleştirme
Sigorta şirketinin ürün kodu programdaki bir sigorta çeşidine karşılık gelmiyorsa satır bekler. Satırdaki “Sigorta Çeşidi” bağlantısından doğru çeşidi seçip Satır Güncelle'ye basın. Doğru çeşit seçimi yalnız aktarım için değil; vergilerin, komisyon oranlarının ve branş raporlarının doğruluğu için de önemlidir.
Mükerrer poliçe kontrolü
Program, aynı sigorta şirketinden aynı poliçe ve zeyl numarasını ikinci kez kaydetmez. Kaydedilen satırlar “Bekliyor” listesinden çıkar ve “Aktarıldı” bölümünde görünür. Yani aynı dosyayı yanlışlıkla iki kez okumanız ya da OTS'nin aynı günü tekrar çekmesi çift kayıt oluşturmaz.
Dikkat edilmesi gereken durum, poliçenin daha önce elle ve farklı bir numarayla girilmiş olmasıdır. Örneğin numarası eksik ya da fazladan karakterle yazılmış bir poliçe, aktarımda başka bir poliçe gibi görünür. Bunu önlemek için:
- Aktarım düzenine geçtikten sonra elle poliçe girişini istisna yapın.
- Elle girerken Poliçe Girişi'nde numarayı yazıp F10'a basın; program numaranın kayıtlı olup olmadığını hemen söyler.
- Şirket mutabakatında aynı tutarın iki kez göründüğü kalemleri ayrıca inceleyin.
Tutar ve tarih kontrolleri
Hepsini tek tek incelemeniz gerekmez; şu satırlara özellikle bakın:
- Dövizli poliçeler: Para biriminin ve kurun doğru geldiğini kontrol edin.
- İptal ve iade zeylleri: Tutarın iade olarak geldiğinden ve doğru poliçeye ait olduğundan emin olun.
- Primsiz poliçeler: Primsiz satırlar aktarılmaz; aktarımdan sonra hangileri olduğu size gösterilir. Gerekiyorsa bunları ayrıca değerlendirin.
- Eksik bilgiler: Şirketin dosyasında gelmeyen bir bilgi, örneğin DASK poliçe numarası, satırda elle girilip Satır Güncelle ile kaydedilebilir.
Kaydetmek
Kontrolleri bitirdikten sonra hazır satırları seçip kaydedin. Yeşil onaylı satırları tek tek işaretlemeniz gerekmez; hazır olanları topluca seçip kaydedebilir, kırmızı çarpılı satırları düzeltmek üzere listede bırakabilirsiniz. Kayıt taksitleri ve cari hareketleri de oluşturur. Ardından birkaç poliçeyi rastgele seçip müşteri cari hareketlerinde ve taksitlerde doğru göründüğüne bakmak iyi bir alışkanlıktır.
Günlük kontrol listesi
- Kırmızı çarpılı satır kaldı mı, nedeni müşteri mi sigorta çeşidi mi?
- Yeni müşteri açmadan önce TC Kimlik ya da vergi numarasıyla arama yapıldı mı?
- Şube / prodüktör işleri doğru şubeye atandı mı?
- Dövizli, iade ve iptal satırları gözden geçirildi mi?
- Kayıttan sonra birkaç poliçe cari hesapta kontrol edildi mi?