Sigorta acentesinin muhasebesi ilk bakışta karışık görünür: müşteri primi acenteye öder, acente şirkete aktarır, komisyonunu alır, bir kısmını da şube / prodüktöre verir. Bu akışı düzenli izlemenin yolu, her tarafı ayrı bir cari hesapta tutmaktır. Bu yazıda acentede cari hesapların mantığını ve PSPforSQL Acente programında bu hesapların nasıl okunacağını anlatıyoruz.
Cari hesap nedir?
Cari hesap, sizinle sürekli alışverişi olan bir tarafın borç ve alacaklarının tutulduğu hesaptır. Her hareket ya borç ya alacak olarak yazılır, aradaki fark bakiyeyi verir. Acentede cari hesaplar üç ana grupta toplanır.
1. Müşteri cari hesabı
Müşteri poliçe aldığında prim tutarı kadar borçlanır. Taksitli poliçede borç, taksitlerin vadelerine göre oluşur. Müşteri ödeme yaptıkça borcu kapanır; iade zeyli olduğunda müşteri lehine alacak oluşur.
2. Sigorta şirketi / ana acente cari hesabı
Acente, kestiği poliçelerin primini şirkete aktarmakla yükümlüdür; komisyon ise acentenin alacağıdır. Şirket hesabında poliçe, zeyl, ödeme ve komisyon hareketleri birlikte izlenir. Ana acente üzerinden çalışıyorsanız bu hesabı ana acenteyle tutarsınız; Sigorta Şirketi / Ana Acente kartında işyeri tipini Ana Acente olarak seçersiniz.
3. Şube / prodüktör cari hesabı
Acentenize iş getiren şube / prodüktörlere, getirdikleri poliçelerden komisyon ödenir. Her şube / prodüktör için ayrı kart açılır ve sigorta çeşidi bazında komisyon oranları girilir; poliçe girişinde şube komisyonu kendiliğinden hesaplanır. Program, şube / prodüktörün müşterilerinin hesabını da aynı anda tutabilir.
Bir poliçe kaç hesabı etkiler?
Tek bir poliçe kaydı birden çok hesaba dokunur: müşterinin borcu oluşur, sigorta şirketiyle olan hesapta prim ve komisyon izlenir, poliçe bir şube / prodüktör üzerinden geldiyse onun komisyonu da hesaplanır. Bu yüzden poliçe girişindeki ya da aktarımdaki bir hata tek hesapla sınırlı kalmaz.
Pratik sonucu şudur: poliçeyi doğru müşteriye, doğru şirkete ve doğru şube / prodüktöre bağlamak muhasebenin ilk adımıdır. Aktarılan poliçelerde bu kontrolleri Aktarım Sonrası Kontroller yazımızda anlattık.
Cari hareketleri okumak
Müşteri Cari Hareketleri ve Sigorta Şirketi Hareketleri ekranlarında şunlara dikkat edin:
- Bakiye harfi: Bakiyedeki “A” alacaklı, “B” borçlu demektir.
- Üstü çizili tutarlar: Kapanmış, yani ödenmiş ya da mahsup edilmiş hareketlerdir.
- Açık kalemler: Yalnız kapanmamış borçları ya da alacakları görmek için Kriter listesinden Tüm Borçları ya da Tüm Alacakları seçin.
- Dövizli hesaplar: Dövizli hareketi olan hesaplarda Para Birimlerine Göre Bakiyeler bölümü her para biriminin bakiyesini ayrı gösterir (Alt + P).
Tahsilat, ödeme ve mahsup
Müşteriden para aldığınızda müşteri hareketlerinde Girişler düğmesinden ilgili bordroyu (ör. Nakit Girişi) seçersiniz. Tahsilat bir borca karşılıksa Borç Listesi'nden o borcu işaretlersiniz; kaydettiğinizde kapanan borç üstü çizili görünür.
Sigorta şirketine prim öderken şirket hareketlerinde Çıkışlar'ı, şirketten para aldığınızda (ör. komisyon tahsilatı) Girişler'i kullanırsınız.
Mahsup, bir borcu bir alacakla kapatmaktır; kasaya para girmez, çıkmaz. Örneğin müşterinin iade zeylinden doğan alacağı, başka bir poliçenin borcuna karşılık kapatılabilir. Bunun için ayrı Mahsup bordrosu vardır; Eşitle düğmesi tutarı seçilen kalemlere göre kendiliğinden dağıtır.
Ekstre ve hesap icmali
Bir hesabın belirli bir dönemdeki hareketlerini karşı tarafa göstermek için ekstre alırsınız. Cari hareketlerdeki Ekstre düğmesiyle para birimini, tarih aralığını ve devir bakiyesini seçersiniz. Gönder ile ekstreyi yazdırabilir, Excel dosyası oluşturabilir ya da e-postayla gönderebilirsiniz. Program ayrıca cari hesaplara ait işlemleri tek ekranda toplayan hesap icmali sunar.
Ekstre yalnız müşteriye göndermek için değildir. Bir müşteri “Ben bunu ödemiştim” dediğinde, ekstre hangi tahsilatın hangi borca bağlandığını gösterir ve tartışmayı kısa sürede çözer. Sigorta şirketinin ekstresiyle karşılaştırma yaparken de aynı ekstreyi kullanırsınız.
Sağlıklı cari hesap için ipuçları
- Bir kişi, bir kart: Aynı müşteri için iki kart açmayın; bakiye bölünür, ekstre eksik çıkar.
- Tahsilatı borca bağlayın: Tahsilatı açık borçla eşleştirmezseniz hesap toplamda doğru görünse de hangi taksitin ödendiği belirsiz kalır.
- Şirket hesabını düzenli karşılaştırın: Şirket ekstresiyle aylık mutabakat, hataları büyümeden yakalar. Bkz. Sigorta Şirketiyle Hesap Mutabakatı Nasıl Yapılır?
- Komisyon oranlarını güncel tutun: Şube / prodüktör ve şirket kartlarındaki oranlar değiştiğinde kartları hemen güncelleyin.
- Açıklamaları anlaşılır yazın: Tahsilat ve ödeme açıklamasına poliçe numarası ya da plaka yazmak, aylar sonra bir hareketi ararken işinizi kolaylaştırır.
- Gün sonunda kontrol edin: O gün girilen tahsilatların kasada ya da bankada karşılığı olduğunu kontrol edin. Bkz. Kasa, Banka, Kredi Kartı ve Mail Order Tahsilatları
- Yetkileri ayarlayın: Cari hareket girme ve silme yetkisini ihtiyaç duyan kullanıcılarla sınırlayın; yapılan işlemler İşlem Kayıtları'nda izlenir. Bkz. Kullanıcı Yetkileri ve Log
Özetle
- Acentede üç ana cari hesap grubu vardır: müşteri, sigorta şirketi / ana acente ve şube / prodüktör.
- Tek bir poliçe bu hesapların birkaçını birden etkiler; doğru bağlantı muhasebenin temelidir.
- “A” alacaklı, “B” borçlu; üstü çizili tutarlar kapanmış hareketlerdir.
- Tahsilat ve ödemeleri açık kalemlerle eşleştirin, şirket hesabını düzenli karşılaştırın.