Bir acentenin geliri büyük ölçüde her yıl yenilenen poliçelerden gelir. Yeni müşteri kazanmak emek ister; var olan müşteriyi yenileme zamanında aramayı unutmak ise o emeği boşa çıkarır. Bu yazıda tecdit (yenileme) takibini düzenli bir iş hâline getirmenin yollarını anlatıyoruz.
Neden Kaybediyoruz?
Yenilenmeyen poliçelerin çoğu fiyat yüzünden değil, zamanlama yüzünden gider. Müşteri bitiş tarihinden günler önce başka bir yerden teklif alır, siz aradığınızda iş çoktan kapanmıştır. Bu yüzden tecdit takibinin üç temel kuralı vardır:
- Yenileme listesine bitiş tarihinden yeterince önce bakın.
- Her poliçe için kimin ne zaman ne yaptığı kayıtlı olsun.
- Yenilenmeyen poliçenin nedenini öğrenin ve not edin.
Tecdit Listesi: Kimin Yenilemesi Yaklaşıyor?
Programdaki hatırlatma listelerinden Tecdit Listesi bitiş tarihi yaklaşan poliçeleri gösterir. Listeyi sabah işe başlarken açmayı bir alışkanlık hâline getirin. Listedeki poliçenin üzerinde sağ tıkladığınızda müşterinin istihbarat ve not bilgilerine de ulaşırsınız; aramadan önce müşteriyi hatırlamak için yararlıdır.
Bitiş tarihleri poliçe girişinden gelir. Tarih yanlış girilmişse ya da poliçe hiç girilmemişse listede de görünmez. Bu nedenle tecdit takibi, doğru poliçe ve zeyl girişiyle başlar.
Tecdit Listesi Fiyatlandırma: Fiyat Toplamak ve Takip
Yenileme işinin asıl yürüdüğü yer Tecdit Listesi Fiyatlandırma ekranıdır. Programda Hızlı Menü’de, Web Portal’da Raporlar altındaki Poliçe Raporları’nda bulunur.
- Tarih aralığını ve diğer ölçütleri seçip listeleyin.
- Her poliçe için sigorta şirketlerinden aldığınız fiyatları girip kaydedin.
- Doğanium kullanıyorsanız fiyatları Doğanium’dan alabilirsiniz; ayrıntılar Doğanium Entegrasyonu yazısında.
- Gönder menüsünden teklifi yazdırın, e-postayla ya da SMS ile gönderin veya listeyi Excel’e aktarın.
- Poliçe yenilendiğinde Yenilendi olarak işaretleyip yeni poliçe numarasını yazın. Program aynı numaranın daha önce kullanılıp kullanılmadığını denetler.
Ekranın sağ tarafında müşterinin diğer poliçeleri görünür. Kasko yenilemesi için aradığınız müşterinin konut ya da sağlık poliçesi yoksa bu, aynı görüşmede konuşulacak bir konudur; Çapraz Satış yazısında bu fırsatları nasıl değerlendireceğinizi anlattık.
Bütün adımlar Tecdit Listesi Fiyatlandırma eğitim filminde gösteriliyor.
Yenilenmeyen Poliçeler
Yenilenmeyen poliçe listede işaretsiz kalır. Müşteri başka bir acenteye geçtiyse kaydı listeden çıkarıp Dış Poliçe olarak saklayabilirsiniz. Böylece poliçenin yeni bitiş tarihi izlenir ve bir sonraki yıl yenileme zamanında yeniden önünüze gelir. Kaybedilen müşteriyi bir yıl sonra geri kazanmak, tamamen yeni bir müşteri bulmaktan çoğu zaman daha kolaydır.
Kaybın nedenini açıklama olarak yazın: fiyat, hizmet, hasar deneyimi, aracın satılması gibi. Hatırlatma (Tecdit) Açıklamaları Raporu bu açıklamaları toplu görmenizi sağlar. Hangi nedenin öne çıktığını bilmek, neyi düzelteceğinizi gösterir.
Yenileme Görüşmesinde Neler Konuşulmalı?
Yenileme araması yalnız yeni fiyatı bildirmek için değildir. Müşteriyle konuşmak için yılda bir kez kendiliğinden doğan bu fırsatı iyi kullanın:
- Değişen bilgiler: adres, telefon, e-posta, araç ya da konuttaki değişiklikler. Güncel olmayan iletişim bilgisi bir sonraki yıl müşteriye ulaşmanızı zorlaştırır; değişikliği hemen müşteri kartına yazın.
- Teminatlar: fiyat farkını yalnız rakamla değil, teminat farklarıyla birlikte anlatın. Daha ucuz bir teklif çoğu zaman daha dar bir teminat demektir.
- Geçen yılın deneyimi: müşterinin hasarı olduysa süreç nasıl geçti? Memnun değilse bunu yenilemeden önce öğrenmek, sonra öğrenmekten iyidir.
- Ödeme planı: taksit tercihini sorun; poliçe girişinde taksitleri buna göre oluşturursunuz.
Görüşmenin sonucunu not olarak yazın. Aynı müşteriyi ikinci kez arayan çalışma arkadaşınız önceki görüşmeyi bilirse müşteri aynı şeyleri yeniden anlatmak zorunda kalmaz.
Ekip İçinde İş Bölümü
Birden çok kişinin tecdit üzerinde çalıştığı acentelerde kimin hangi müşteriyi aradığı belli olmalıdır. Tecdit Listesi Fiyatlandırma’da kaydı başka bir kullanıcıya göndermek yetkiye bağlıdır; bu yetkiyi yalnız iş dağıtan kişiye vermek karışıklığı önler.
Personelin yenileme başarısını izlemek isterseniz Personel Performans Tanımlamaları ve Performans Özeti işinize yarar; bu konu Raporlarla Acente Yönetimi yazısında anlatılıyor.
Şube / prodüktörleriniz Web Portal’daki Poliçe Tecdit Listesi ile kendi müşterilerinin yenileme zamanını görür. Merkezin her şubeyi tek tek araması gerekmez.
Verilen Teklifleri İzlemek
Müşterilerinize verdiğiniz teklifleri sigorta şirketleriyle birlikte Teklif Takip Ekranı’nda izlersiniz. Doğanium’dan alınan teklifler de bu ekrana aktarılabilir. Hangi tekliflerin poliçeye dönüştüğünü görmek, fiyat politikanızı ve şirket seçiminizi değerlendirmek için iyi bir kaynaktır.
Tecdit Takibi İçin Kontrol Listesi
- Tecdit Listesi’ne her gün bakın; bitiş tarihinden yeterince önce harekete geçin.
- Fiyatları Tecdit Listesi Fiyatlandırma’ya girin, teklifi e-posta ya da SMS ile gönderin.
- Yenilenen poliçeyi yeni numarasıyla işaretleyin.
- Yenilenmeyen poliçenin nedenini yazın, müşteriyi Dış Poliçe olarak izlemeye devam edin.
- Görüşmeyi yalnız yenilemeyle sınırlamayın; müşterinin eksik poliçelerini de konuşun.