Acentedeki bütün raporlar, cari hesaplar ve hatırlatmalar poliçe kayıtlarından beslenir. Girişte yapılan küçük bir hata; yanlış bir komisyonla, eksik bir taksitle ya da kaçırılan bir tecditle aylar sonra karşınıza çıkar. Bu yazıda poliçe ve zeyl girişinde dikkat edilecek noktaları sırayla topladık.
Girişten Önce: Müşteri Kartı ve Tanımlar
Poliçe, müşterinin cari hesabına bağlanır. Müşteri kartında TC Kimlik ya da vergi numarası, cep telefonu, e-posta ve adres eksikse sonradan SMS gönderemez, aktarımda müşteriyi eşleştiremez, raporlarda doğru süzme yapamazsınız. Yeni müşteriyi kaydederken kartı eksiksiz doldurmak en ucuz kontroldür; ayrıntılar Cari Hesap Tanıtımı eğitim filmindedir.
Müşteri bir şube / prodüktöre bağlıysa bunu kartında belirtin. Poliçe girişinde şube / prodüktör komisyonu bu bağlantıya ve kartındaki oranlara göre kendiliğinden hesaplanır. Bağlantı unutulursa komisyon da hesaplanmaz.
Listede olmayan bir ödeme paketi ya da sigorta çeşidi için ekrandan çıkmanız gerekmez: kutuda F2’ye basın ya da mavi, altı çizili başlığa tıklayın; tanım listesi açılır, yeni tanımı ekleyip ekrana seçili olarak dönersiniz.
Poliçe Girişinde Adım Adım Kontrol
Poliçe Girişi ekranı programda Poliçe İşlemleri menüsünden, Web Portal’da da aynı adlı gruptan açılır.
- Müşteri Adı kutusunda F2 ile müşteriyi seçin; adı elle yazıp benzer bir kartı seçmekten kaçının.
- Sigorta şirketini ve sigorta çeşidini seçin. Çeşit, vergi oranlarını ve komisyonu belirlediği için doğru seçilmesi önemlidir.
- Poliçe numarasını yazıp F10’a basın; program numaranın daha önce kaydedilip kaydedilmediğini hemen söyler.
- Başlangıç ve bitiş tarihlerini kontrol edin. Bitiş tarihi tecdit listesinin temelidir; yanlış yazılırsa yenileme zamanı kaçar.
- Net tutarı yazın; kutudan çıkınca vergiler sigorta çeşidinin oranlarıyla hesaplanır ve brüt tutar bulunur. Hesaplanan brütü poliçedeki brütle karşılaştırın.
- Taksitleri Düzenle ile taksitleri poliçedeki ödeme planına göre oluşturun ve komisyonu girin.
- Varsa özel kodları ve notu yazıp kaydedin.
Taksitler, müşterinin cari hesabındaki borçları ve tahsilat listesindeki vadeleri oluşturur. Ödeme planı poliçedekiyle aynı değilse müşteriye yanlış zamanda hatırlatma gider. Tahsilatın sonraki adımları için Tahsilat ve Taksit Takibi yazısına bakabilirsiniz.
Dövizli Poliçeler
Para Birimi listesinden dövizi seçin ve F6 ile kuru girin. Tutarları dövizle yazarsınız; vergiler, taksitler ve komisyon poliçenin dövizinde oluşur. Kurun poliçe tarihindeki kur olduğundan emin olun; cari hesapta dövizli bakiyeler ayrı izlenir.
Plakalı Poliçeler
Kasko gibi plakalı sigorta çeşitlerinde poliçe girişinden Araç Tanıtım Kartı’na doğrudan geçebilirsiniz. Aracın kartı doluysa fenni muayene ve egzoz muayene hatırlatmaları da kendiliğinden hazırlanır.
Zeyl Girişinde Dikkat Edilecekler
Zeyl, var olan bir poliçede yapılan değişikliktir ve her zaman o poliçeye bağlanmalıdır. Zeyl Girişi ekranında müşteriyi, sigorta şirketini ve poliçe numarasını doğru girmeniz, raporlarda zeylin üretim poliçesiyle birlikte görünmesini sağlar. Web Portal’da bu ekran Zeyl Girişi (İade / İptal) adıyla yer alır.
- İade zeyli genellikle peşindir; Ödeme Paketi’nde Peşin’i seçin.
- İade tutarını eksi işaretsiz yazın; ekran tutarı iade olarak işler.
- Taksitleri Düzenle ile iade taksitini oluşturun ve iade edilecek komisyonu girin.
- Şube / prodüktör komisyon oranı poliçe kesildikten sonra değiştiyse program aradaki farkı gösterip hangi oranın kullanılacağını sorar; çoğu durumda üretim poliçesindeki oran doğru olandır.
- Zeyl açıklamasını tanım listesinden seçin; serbest yazılan açıklamalar raporlarda gruplanamaz.
İade alacağını müşterinin poliçe borcuyla kapatmak için cari hareketlerdeki mahsup işlemini kullanırsınız; bu konu Acentede Cari Hesap Mantığı yazısında anlatılıyor.
Kayıtlı Poliçeyi Düzeltmek ve Belge Eklemek
Poliçe No kutusunda F2’ye ya da Alt + P’ye bastığınızda Kayıtlı Poliçe Listesi açılır. Poliçeyi seçip düzeltebilir, yetkiniz varsa silebilirsiniz. Silmek yerine düzeltmek çoğu zaman daha doğrudur; silinen poliçenin taksitleri ve cari hareketleri de gider.
Poliçe PDF’ini, teklif yazısını ya da imzalı formu Dosya Ekle / Çıkar düğmesiyle kayda ekleyin. Belge kaydın yanında durduğu için müşteri aradığında e-posta kutusunda aramanız gerekmez.
Programda ve portalda yapılan ekleme, değiştirme ve silme işlemleri İşlem Kayıtları’na yazılır. Bir tutarın kim tarafından ne zaman değiştirildiğini oradan görebilirsiniz.
Elle Girmeden Önce Aktarıma Bakın
Sigorta şirketlerinden otomatik ya da dosyayla poliçe aktarıyorsanız, bir poliçeyi elle girmeden önce aktarımda bekleyip beklemediğine bakın. Aynı poliçeyi bir kişi elle girer, öbürü aktarımdan kaydetmeye çalışırsa iş iki kez yapılmış olur. Aynı sigorta şirketinden aynı poliçe ve zeyl numarası ikinci kez kaydedilmez; yine de elle girilen kayıtla aktarılan kayıt arasında tutar ya da taksit farkı varsa hangisinin doğru olduğunu bulmak zaman alır. Acentede kimin elle giriş, kimin aktarım yaptığını belirlemek bu karışıklığı baştan önler. Aktarımın avantajları Poliçe Aktarımının Faydaları yazısında anlatılıyor.
Başka Acentelerdeki Poliçeler
Müşterinizin başka bir acentede yaptırdığı poliçeyi Dış Poliçe Girişi ile kaydedin. Bu kayıt üretiminize girmez ama bitiş tarihi izlenir; yenileme zamanında teklif vermek için önünüze gelir.
Ekranın bütün bölümleri Poliçe ve Zeyl Girişi eğitim filminde adım adım gösteriliyor.
Özetle
- Müşteri kartını ve şube / prodüktör bağlantısını girişten önce tamamlayın.
- Poliçe numarasını F10 ile denetleyin, tarihleri ve brüt tutarı poliçeyle karşılaştırın.
- Taksitleri poliçedeki ödeme planına göre oluşturun.
- Zeyli her zaman doğru poliçeye bağlayın, iadeyi eksi işaretsiz yazın.
- Belgeleri kayda ekleyin; silmek yerine düzeltmeyi tercih edin.