Acente OTS (Otomatik Transfer Sistemi), poliçelerinizi sigorta şirketlerinden ve asistans firmalarından sizin yerinize çeken programdır. Siz her sabah şirket ekranlarına tek tek girip dosya indirmek yerine OTS bunu belirlediğiniz saatte yapar ve poliçeleri kontrolünüze hazır hâle getirir. Bu yazıda OTS'nin nasıl çalıştığını, nasıl kurulacağını ve hata verdiğinde neye bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
OTS ne yapar?
OTS, bilgisayarın sistem tepsisinde (saatin yanındaki simgeler arasında) çalışır. Zamanı geldiğinde tanımlı şirketlere sırayla bağlanır, yeni poliçe ve zeylleri indirir ve bunları Poliçe Aktarımı ekranına getirir. Poliçeler burada “Bekliyor” durumunda durur; kontrol edip kaydetmek size kalır.
Bu ayrım önemlidir: OTS veriyi toplar, kaydetme kararını siz verirsiniz. Böylece müşterisi eşleşmemiş ya da sigorta çeşidi tanımsız bir satır, siz görmeden cari hesaplara işlenmez.
OTS birçok sigorta şirketiyle ve asistans firmasıyla çalışır. Hangi şirketin hangi yöntemle aktarıldığı (web servisi ya da şirketin sunduğu dosya) şirketten şirkete değişir; sigorta şirketleri kendi sistemlerini değiştirdikçe uyum güncellemeleri programın güncellemeleriyle gelir.
Kurulum adım adım
- Şirket bilgileri: OTS ana ekranında şirketi seçip Şirket Ayarları'nı açın ve o sigorta şirketinin size verdiği kullanıcı bilgilerini girin. Bazı şirketlerde poliçe bilgi servislerinin acenteniz için şirket tarafından açılması ya da ayrı bir kullanıcı tanımlanması gerekir; bunu şirketinizin acente destek biriminden istersiniz.
- Sigorta şirketi kartı: Programdaki Sigorta Şirketi / Ana Acente kartında doğru aktarım kalıbının seçili olduğunu ve “Hesaplanacak Komisyon %” oranlarını kontrol edin. Bu oran otomatik transferde de uygulanır.
- Asistans firmaları: Yol yardım gibi asistans hizmetlerini satıyorsanız OTS'deki asistans firmaları bölümünde kullanıcı bilgilerini girin.
- Zamanlama: Zamanlama bölümünden aktarımın hangi saatlerde çalışacağını seçin.
- Deneme: İlk kurulumda aktarımı elle çalıştırıp sonuçları kontrol edin.
Zamanlama ve elle aktarım
Zamanlamada seçtiğiniz saatte OTS kendiliğinden çalışır. Bilgisayar o saatte kapalıysa, o gün yapılmamış çalışma program açıldığında bir kez yapılır; böylece bir günü kaçırmazsınız.
Geçmişe dönük bir dönemi almak gerektiğinde, örneğin şifre sorunu yüzünden birkaç gün aktarım yapılamadıysa, belirli bir tarih aralığını elle aktarabilirsiniz. Daha önce kaydedilmiş poliçeler ikinci kez kaydedilmez; aynı sigorta şirketinden aynı poliçe ve zeyl numarası tekrar kayda geçmez.
OTS hangi bilgisayarda çalışmalı?
OTS'yi gün boyu açık kalan ve internete sorunsuz çıkan bir bilgisayarda çalıştırmanızı öneririz. Aynı bilgisayarda OTS'nin birden çok kopyası çalışmaz. Program güncellemesinden önce o bilgisayardaki Acente OTS'yi de kapatın; güncelleme bittikten sonra yeniden açın.
OTS'nin çalıştığı bilgisayarın programın veritabanına bağlanabilmesi gerekir; ağdaki sunucu bilgisayar ya da gün boyu açık bir iş istasyonu bu iş için uygundur. Bilgisayarın enerji ayarlarında uyku moduna geçmesini kapatmak, zamanlanmış çalışmanın aksamasını önler.
Sistem tepsisindeki simgeden çıkış istediğinizde program onay sorar. Aktarım sürerken çıkışı onaylarsanız, çalışan şirketin indirmesi bittikten sonra aktarım durdurulur ve program kapanır.
Sonuçları izlemek
OTS her çalışmanın sonucunu kaydeder. Sonuç ve geçmiş ekranında hangi şirketten kaç poliçe geldiğini, hangi şirkette hata olduğunu görürsünüz; ayrıntı için kayıt dosyasına bakılabilir. Bu ekrana haftada birkaç kez göz atmak, sorunları büyümeden yakalamanın en kolay yoludur.
Bir şirketten günlerdir hiç poliçe gelmemesi de bir uyarı işaretidir. O şirkette gerçekten üretim yapmadıysanız sorun yoktur; ama yaptıysanız şirketin ayarlarına ve sonuç ekranındaki açıklamaya bakın. Sorumluluğu bir kişiye vermek iyi bir yöntemdir: OTS sonuçlarını ve bekleyen poliçeleri her sabah kontrol eden bir çalışan, aksaklıkları ilk gün fark eder.
Sık görülen hatalar ve çözümleri
- Şifre değişti ya da süresi doldu: En sık neden budur. Sigorta şirketindeki şifrenizi değiştirdiğinizde OTS'deki Şirket Ayarları'nı da güncelleyin; aksi hâlde o şirketin aktarımı hata verir.
- Proxy ve IP kısıtlaması: Bazı sigorta şirketleri yalnız tanımlı IP adreslerinden gelen bağlantıları kabul eder. İnternete proxy ile çıkıyorsanız OTS'nin proxy ayarını kontrol edin.
- Servis açılmamış: Şirket, acenteniz için poliçe bilgi servisini henüz açmamış olabilir; şirketin acente destek birimine danışın.
- Hiç poliçe gelmiyor: Seçili tarih aralığını ve şirketin aktarıma dahil olup olmadığını kontrol edin.
Sorun sürerse hatanın ekran görüntüsünü alıp destek hattımızı arayın; uzaktan bağlantıyla birlikte bakabiliriz.
Aktarımdan sonra
OTS işini bitirdiğinde poliçeler Poliçe Aktarımı ekranında sizi bekler. Burada müşteri ve sigorta çeşidi eşleşmelerini kontrol edip hazır satırları kaydedersiniz. Bu adımı Aktarım Sonrası Kontroller yazımızda ayrıntılı anlattık. Web Portal'da da Otomatik Transfer Sistemi ve Poliçe Aktarımı ekranları vardır; ayrıntılar portal Poliçe Aktarımı filminde.
Kontrol listesi
- Her şirketin kullanıcı bilgileri Şirket Ayarları'nda güncel mi?
- Sigorta şirketi kartlarında aktarım kalıbı ve komisyon oranı doğru mu?
- Zamanlama, gün boyu açık bir bilgisayarda mı çalışıyor?
- Sonuç ekranında hata veren şirket var mı?
- Bekleyen poliçeler her gün kontrol edilip kaydediliyor mu?
Elle aktarımın neden geride kalması gerektiğini merak ediyorsanız Poliçe Aktarımı: Elle Girişe Neden Son Vermelisiniz? yazımıza göz atabilirsiniz.