Yedek almak işin yarısıdır; diğer yarısı, arıza günü o yedekten ne kadar hızlı ve doğru geri dönebildiğinizdir. Sunucu açılmadığında, önemli bir kayıt yanlışlıkla silindiğinde ya da ekranda fidye notu belirdiğinde panik içinde verilen kararlar, sorunu büyütebilir. Bu yazıda o güne önceden nasıl hazırlanacağınızı anlatıyoruz.
Hangi durumlar için plan yapmalı?
Arızalar farklıdır; her biri için ilk adım da farklıdır:
- Donanım arızası: Sunucunun diski bozuldu ya da bilgisayar açılmıyor.
- Yanlış işlem: Bir kullanıcı toplu bir işlemle kayıtları sildi ya da bozdu.
- Fidye yazılımı: Dosyalar ve veritabanı şifrelendi.
- Hırsızlık, yangın, su baskını: Sunucu ve acentedeki yedekler birlikte kayboldu.
Hepsinde ortak olan şudur: Elinizde sağlam ve güncel bir yedek olmalı, bu yedeğin nerede olduğu ve nasıl geri yükleneceği önceden bilinmelidir.
Bir de şu soruyu önceden cevaplayın: Acenteniz programsız kaç saat çalışabilir ve en fazla kaç saatlik veri kaybını göze alabilir? Cevap “bir günden az” ise, günlük yedek ve acente dışında güncel bir kopya sizin için seçenek değil zorunluluktur.
Önceden hazırlanacaklar
Arıza gününden önce, sakin bir günde şu bilgileri tek bir sayfada toplayın ve bu sayfanın basılı bir kopyasını acente dışında da saklayın:
- Yedeklerin yeri: Otomatik yedeklerin alındığı disk ve klasör, harici disklerin yeri, bulut yedekleme hizmetiniz varsa bitiş tarihi.
- Kimin ne yapacağı: Arızayı ilk fark eden kimi arayacak, karar kimde, bilgi işlem desteğiniz kim?
- Telefonlar: PSP Yazılım destek hattı (0532 658 07 09, 7/24), bilgi işlem firmanız, internet sağlayıcınız.
- Lisans ve kurulum bilgileri: Program lisans kodunuz, SQL Server’ın kurulu olduğu bilgisayar, sunucu adı.
- Geçici çalışma düzeni: Program açılana kadar poliçe ve tahsilatlar nereye, nasıl not edilecek?
Kurulum dosyalarına İndirmeler sayfasından ulaşabilirsiniz; yeni bir bilgisayara kurulum gerekirse bu sayfa işinizi hızlandırır.
Arıza anında ilk adımlar
- Durun ve not alın. Ne oldu, ne zaman fark edildi, ekranda ne yazıyor? Mümkünse ekranın fotoğrafını çekin.
- Sorunu büyütmeyin. Fidye yazılımından şüpheleniyorsanız etkilenen bilgisayarı ağdan ayırın, takılı yedek disklerini çıkarın. Silinen kayıt sorunu varsa o kayıtlarla ilgili yeni işlem yapmayı bırakın.
- Kendiniz geri yükleme yapmayın. Geri yükleme mevcut verilerin üzerine yazar; yanlış yedeği yüklemek, o günden sonra girilen bütün kayıtların kaybolması demektir.
- Destek hattımızı arayın. Hangi yedeğin kullanılacağına birlikte karar verip geri yüklemeyi uzaktan bağlantıyla birlikte yapalım.
İşlem kayıtları yardımcı olur
Bir kullanıcının yanlış işlemi söz konusuysa, program ve portaldaki İşlem Kayıtları hangi kullanıcının, ne zaman, hangi kayıtta ne yaptığını gösterir. Bu bilgi, hangi kayıtların etkilendiğini ve hangi yedeğin kullanılması gerektiğini belirlemeyi kolaylaştırır. Ayrıntılar için Kullanıcı Yetkileri ve İşlem Kayıtları yazısına bakabilirsiniz.
Geri dönüşten sonra eksikleri tamamlamak
Yedek alındığı andan arıza anına kadar girilen kayıtlar yedekte yoktur. Geri yüklemeden sonra:
- Son yedekten sonra girilen poliçe, tahsilat ve ödemeleri listeleyin; geçici olarak tutulan notlardan yeniden girin.
- Sigorta şirketlerinden gelen poliçeleri poliçe aktarımı ya da OTS ile yeniden alın; aktarım, kayıtlı poliçeleri ayırt eder.
- Kasa ve banka bakiyelerini, gün sonu sayımları ve banka ekstresiyle karşılaştırın.
- Aktarımdan sonra yapılacak kontroller için Aktarım Sonrası Kontroller yazısına bakabilirsiniz.
Çalışırken çalışmaya devam etmek
Masaüstü program kullanılamazken bazı işler aksamadan sürebilir. Web Portal, acentenizin veritabanına bağlanarak çalışır; yani sunucunuz çalışıyorsa ama bir personelin bilgisayarı bozulduysa, o kişi başka bir bilgisayardan ya da telefondan portala girip çalışmaya devam edebilir. Sunucunun kendisi kullanılamıyorsa portal da o veritabanına ulaşamaz; bu durumda geçici çalışma düzeninize dönün.
Planı denemek
Hiç denenmemiş bir plan, arıza günü sürprizlerle doludur. Yılda en az bir kez:
- Bir yedeğin gerçekten açılabildiğini doğrulayın; bunu canlı veritabanınızın üzerine yapmayın; nasıl yapılacağını destek ekibimize danışın.
- Plan sayfasındaki telefonları ve kişileri güncelleyin.
- Yeni personele arıza anında kimi arayacağını ve geçici olarak kayıtları nereye not edeceğini anlatın.
- Bulut yedekleme hizmetinizin bitiş tarihini kontrol edin.
Kontrol listesi
- Yedeklerin yeri ve kimin erişebildiği yazılı.
- En az bir kopya acente dışında; son yedek tarihi düzenli kontrol ediliyor.
- Destek ve bilgi işlem telefonları basılı olarak da duruyor.
- Arızada ilk yapılacaklar ve yapılmayacaklar (kendiniz geri yükleme yok) biliniyor.
- Geri dönüş sonrası eksik kayıtların nasıl tamamlanacağı belli.
- Plan yılda bir deneniyor.
Yedekleme düzeninizi kurmak için 3-2-1 Yedekleme Kuralı ve Otomatik ve Bulut Yedekleme yazılarına göz atın.