Bir acentenin bütün geçmişi, yani müşteriler, poliçeler, tahsilatlar ve cari hesaplar, tek bir veritabanında durur. Disk arızası, hırsızlık, yangın ya da fidye yazılımı bu veritabanını bir anda kullanılamaz hâle getirebilir. 3-2-1 kuralı, bu tür bir günde elinizde mutlaka sağlam bir kopya kalmasını sağlamak için kullanılan basit ve yaygın bir yöntemdir.
Kural nedir?
- 3 kopya: Verinin biri asıl, ikisi yedek olmak üzere en az üç kopyası olsun.
- 2 farklı ortam: Yedekler en az iki farklı türde ortamda dursun; örneğin sunucunun diski ve harici bir disk ya da bulut.
- 1 kopya dışarıda: Kopyalardan en az biri acentenin binası ve ağı dışında olsun.
Mantık basittir: Aynı anda aynı nedenle bütün kopyaların bozulma ihtimali çok düşüktür. Disk bozulursa harici disk, bina yanarsa ya da hırsız girerse dışarıdaki kopya, fidye yazılımı ağdaki her şeyi şifrelerse ağ dışındaki kopya sizi kurtarır.
Bir acentede neyi yedeklemelisiniz?
En önemlisi programın veritabanıdır. PSPforSQL Acente programında verileriniz acentenizdeki SQL Server veritabanında saklanır; poliçe, müşteri, cari, kasa, banka ve diğer kayıtlar burada durur. Bunun yanında şunları da düşünün:
- Poliçelere eklediğiniz PDF ve resim dosyaları ile tarayıcıdan çektiğiniz belgeler.
- Muhasebe, e-fatura ve resmî yazışma klasörleri.
- E-posta arşivi (kurumsal e-posta kullanıyorsanız sağlayıcının saklama düzenini öğrenin).
- Program dışındaki Excel listeleri ve sözleşmeler.
3-2-1 bir acentede nasıl görünür?
Tipik ve uygulanabilir bir düzen şöyledir:
- Asıl veri: Sunucu bilgisayardaki SQL Server veritabanı.
- Birinci yedek: Otomatik Yedekleme programının her gün aldığı yedek, sunucuda ya da ağdaki ayrı bir diskte.
- İkinci yedek, dışarıda: Aynı yedeğin bulut yedekleme hizmetiyle internetteki yedekleme sunucusuna gönderilen kopyası.
Bulut kullanmak istemiyorsanız ikinci yedek için iki harici diski dönüşümlü kullanabilirsiniz: Biri acentede yedek alırken diğeri yöneticinin evinde ya da başka bir şubede durur, haftada bir yer değiştirir. Bu yöntem işe yarar ama insan disiplinine bağlıdır; unutulan bir hafta, en kötü güne denk gelebilir. Diskleri kimin, hangi gün değiştireceğini yazılı hâle getirmek ve bir yedek sorumlusu belirlemek bu riski azaltır.
PSPforSQL ile otomatik ve bulut yedeklemenin nasıl kurulduğunu Otomatik ve Bulut Yedekleme yazısında anlattık.
Ağ dışı kopya neden bu kadar önemli?
Fidye yazılımı, bulaştığı bilgisayarın erişebildiği her diski ve paylaşılan klasörü şifrelemeye çalışır. Sürekli takılı duran bir USB disk ya da ağdaki bir paylaşım klasörü, bu durumda asıl veriyle birlikte kilitlenir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun Kişisel Veri Güvenliği Rehberi de fidye yazılımlarına karşı yedekleme stratejisi önerir ve yedeklerin yalnız sistem yöneticisinin erişebileceği şekilde, ağ dışında tutulmasını ister.
Bu yüzden dışarıdaki kopya, ya bağlantısı kesilen bir disk ya da ayrı kimlik bilgileriyle erişilen bir bulut alanı olmalıdır. Fidye yazılımına karşı diğer önlemler için Fidye Yazılımına Karşı Önlemler yazısına bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Yedeği aynı diske almak: Disk bozulduğunda yedek de gider. Bu, yedek değil kopyadır.
- Yedeğin alındığını varsaymak: Yedekleme saatinde bilgisayar kapalıysa, disk dolmuşsa ya da şifre değişmişse yedek alınmaz. Son yedeğin tarihini düzenli kontrol edin.
- Yalnız bir kopyayı saklamak: Her gece aynı dosyanın üzerine yazılırsa, fark edilmeden bozulan veri birkaç gün sonra yedeği de bozar. Birkaç günlük, haftalık ve aylık kopyalar saklayın.
- Hiç geri yüklemeyi denememek: Açılmayan bir yedek, olmayan bir yedekle aynıdır. Yılda en az bir kez bir yedeğin açılabildiğini doğrulayın.
- Yedekleri herkese açık bırakmak: Yedek dosyası da bütün müşteri verilerini içerir. Yedeklerin bulunduğu klasöre ve diske yalnız yetkili kişiler erişebilmelidir.
Ne sıklıkla?
Acente gün boyu poliçe ve tahsilat girer; bir günlük veri kaybı bile saatlerce yeniden giriş demektir. En az her gün bir yedek alınmasını öneririz. Yedekleme saatini çalışılmayan bir saate ya da gün sonuna ayarlayabilirsiniz; yedeğin alındığı bilgisayarın o saatte açık olması gerekir.
Kendinize sorun
- Sunucu diski şu an bozulsa en son yedeğim kaç saat önceki?
- Bu yedek hangi diskte, kimin erişiminde?
- Bina kullanılamaz hâle gelse acente dışında hangi kopya var?
- Fidye yazılımı ağdaki her şeyi şifrelese hangi kopya etkilenmez?
- En son ne zaman bir yedeğin açılabildiğini kontrol ettim?
Bu sorulardan birinin cevabı belirsizse yedekleme düzeninizi bu hafta gözden geçirin. Arıza gününe hazırlık için Yedekten Geri Dönme yazısını da okuyun.
Özetle
- Üç kopya, iki farklı ortam, bir kopya dışarıda.
- Veritabanını her gün yedekleyin; ekleri ve diğer klasörleri unutmayın.
- Dışarıdaki kopya ağdan ayrı olsun.
- Son yedeğin tarihini düzenli kontrol edin, geri yüklemeyi ara ara deneyin.