Müşteriniz poliçesinin ne zaman bittiğini çoğu zaman hatırlamaz; ona ilk hatırlatan da çoğu zaman yenilemeyi yapan olur. Kısa, zamanında ve yerinde bir SMS ya da e-posta, herkesi tek tek telefonla aramaya ayıramadığınız zamanı size geri verir. Bu yazıda hangi mesajların işe yaradığını, nasıl yazılacağını ve gönderirken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Hangi Mesajlar Gerçekten İşe Yarar?
Bir mesajın değeri, müşterinin o an ihtiyaç duyduğu bilgiyi taşımasından gelir. Genel kampanya duyuruları çoğu zaman okunmadan silinir; müşterinin kendi poliçesiyle, borcuyla ya da aracıyla ilgili mesajlar ise okunur.
- Yenileme hatırlatması: Poliçe bitmeden önce müşteriye yenileme zamanının geldiğini ve teklif hazırlayabileceğinizi bildirin. Yenilemeleri düzenli takip etmek için Tecdit Takibi ve Portföy Koruma yazımıza bakabilirsiniz.
- Tahsilat ve taksit hatırlatması: Vadesi yaklaşan ya da geçen borçlar için kibar bir hatırlatma, sonradan yapılacak zor telefon konuşmalarının önüne geçer.
- Özel gün kutlaması: Doğum günü gibi tarihlerde gönderilen kısa bir kutlama, satış yapmadan da müşteriyle bağınızı sürdürür.
- Araç muayene hatırlatması: Fenni muayenesi ya da egzoz muayenesi yaklaşan araç sahiplerine yapılan hatırlatma, müşterinin gerçekten işine yarayan bir hizmettir.
- Hasar dosyası bilgisi: Dosyanın hangi aşamada olduğunu kısaca bildirmek, müşterinin sizi tekrar tekrar aramasını önler.
Önce Kurallar: Kısa ve Temkinli
Tanıtım, kampanya ya da yeni ürün önerisi içeren SMS ve e-postalar ticari elektronik ileti sayılır. Bunları gönderebilmek için alıcının önceden onayı gerekir ve bu onayın İleti Yönetim Sistemi'nde (İYS) kayıtlı olması gerekir. Devam eden bir sözleşmeyle ilgili tahsilat ya da borç hatırlatması gibi bilgilendirme mesajlarında önceden onay aranmaz; ancak bu mesajlarda bir ürün ya da hizmet tanıtılamaz. Bilgilendirme mesajına bir teklif ya da kampanya eklediğinizde mesajın niteliği değişebilir.
Her ticari iletide alıcının kolayca ve ücretsiz olarak ret bildirebileceği bir yol bulunmalıdır. Ret bildirimi geldiğinde gönderim üç iş günü içinde durdurulmalıdır. Yenileme teklifi gibi bir mesajın hangi gruba girdiğinden emin değilseniz, onu ticari ileti gibi düşünün ve yalnız onayı olan müşterilere gönderin.
Kişisel verilerle ilgili yükümlülükleriniz ayrıca geçerlidir; bu konu için Acenteler İçin KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
İyi Bir Mesaj Nasıl Yazılır?
SMS'te yer azdır; her kelime bir iş görmelidir. Şu düzen çoğu mesajda işe yarar:
- Kim olduğunuzu ilk sözcüklerde yazın: acentenizin adı.
- Konuyu tek cümleyle söyleyin: "34 ABC 123 plakalı aracınızın trafik poliçesi 12.12.2026 tarihinde bitiyor."
- Müşteriden ne beklediğinizi yazın: "Yenileme teklifiniz için bizi arayabilirsiniz."
- Geri dönüş yolunu ekleyin: telefon numaranız.
Anlaşılmayan kısaltmalardan, tamamı büyük harfle yazılmış cümlelerden ve "Kaçırılmayacak fırsat!" gibi belirsiz ifadelerden kaçının. Mesajın kime gittiğini göndermeden önce mutlaka kontrol edin; yanlış kişiye giden poliçe bilgisi hem güven hem de kişisel veri sorunudur. Mesaja TC kimlik numarası, kart bilgisi ya da sağlık bilgisi gibi hassas veriler koymayın.
E-postada daha çok yeriniz vardır ama kural aynıdır: açık bir konu satırı, kısa bir giriş ve gerekiyorsa ekte belge. Konu satırı "Bilgi" yerine "Kasko poliçenizin yenileme teklifi" gibi içeriği anlatmalıdır. Acentenizin alan adıyla açılmış bir adresten gelen e-posta daha çok güven verir; bunu Kurumsal E-Posta Adresi Neden Önemli? yazımızda anlattık.
Zamanlama ve Sıklık
Hatırlatmayı çok erken gönderirseniz unutulur, çok geç gönderirseniz müşteri poliçesini başka yerde yaptırmış olabilir. Yenilemede bitişten birkaç hafta önce bir mesaj, bitişe yakın da kısa bir ikinci hatırlatma çoğu acente için dengeli bir düzendir. Mesajları mesai saatlerinde gönderin; gece ya da sabahın erken saatinde gelen mesaj rahatsız eder. Aynı müşteriye çok sık mesaj gitmesi de ret bildirimini hızlandırır.
PSPforSQL Acente Programında SMS ve E-Posta
PSPforSQL Sigorta Acente Programı içinde SMS ve e-posta ayrı bir iş olarak değil, her gün kullandığınız ekranların içinden gönderilir:
- SMS: Hatırlatma listelerinden, raporlardan ve birçok ekrandan müşterilerinize SMS gönderebilirsiniz. Gönderim sizin SMS sağlayıcınızdaki hesabınız üzerinden yapılır; Posta Güvercini, Mobildev ve NetGSM ile çalışılabilir. Hesap bilgileri SMS ayarlarına bir kez girilir, SMS paketi doğrudan sağlayıcınızdan alınır.
- Toplu gönderim: Listelerde birden çok satırı işaretleyip seçtiğiniz müşterilerin hepsine tek seferde SMS ya da e-posta gönderebilirsiniz.
- Tecdit: Tecdit Listesi Fiyatlandırma ekranındaki Gönder menüsünden teklifi e-postayla ya da SMS ile gönderebilirsiniz; WhatsApp mesajı seçeneği de vardır. Ekranı Tecdit Listesi Fiyatlandırma eğitim filminde görebilirsiniz.
- Tahsilat ve özel günler: Tahsilat Listesi'nden vadesi gelen borçlar için SMS ya da e-posta, Hatırlatma Listesi'nden doğum günü kutlaması gönderebilirsiniz.
- Araç hatırlatmaları: Fenni muayene ve egzoz muayenesi hatırlatmalarının kaç gün önce başlayacağını ve SMS metnini Araç SMS / Hatırlatma Ayarları'ndan belirlersiniz.
- E-posta: Listelerde ve raporlarda Gönder düğmesinden ya da sağ tık menüsünden E-Posta Gönder'i seçersiniz. Liste e-postanın içinde görünür; isterseniz PDF ve Excel dosyası eklenir. E-postalar ayarlarda tanımlı kendi e-posta hesabınızdan gider.
SMS ve e-posta gönderimi Web Portal üzerinden de yapılabilir; hangi kullanıcının mesaj gönderebileceğini yetkilerle belirlersiniz. Sık sorulan sorular için SSS sayfamıza bakabilirsiniz.
Programın bir müşteriye mesaj gönderebilmesi için kayıttaki cep telefonunun ve e-posta adresinin doğru olması gerekir. Müşteri kartını açarken bu alanları boş geçmemek, iyi iletişimin ilk adımıdır.
Özetle
- Müşterinin kendi poliçesi, borcu ya da aracıyla ilgili, işine yarayan mesajlar gönderin.
- Tanıtım ve kampanya mesajlarını yalnız İYS'de onayı olan müşterilere gönderin; her iletide ret yolu bulunsun.
- Mesajın başında acentenizin adı, sonunda telefon numaranız olsun.
- Hassas kişisel veriyi mesaja yazmayın, alıcıyı göndermeden kontrol edin.
- Hatırlatmaları zamanında ve ölçülü sıklıkta gönderin.
- Müşteri kartlarındaki telefon ve e-posta bilgilerini güncel tutun.