Rapor almak kolaydır; zor olan, hangi rapora ne zaman bakacağınızı bilmek ve gördüğünüzden bir karar çıkarmaktır. Bu yazıda acenteyi yönetirken düzenli izlemeye değer raporları ve listelerle çalışırken zaman kazandıran yöntemleri topladık.
Rapor Takvimi Oluşturun
Her raporu her gün açmanız gerekmez. Basit bir takvim yeterlidir:
- Her gün: Günlük İşlem Listesi ve hatırlatma listeleri (tecdit, tahsilat)
- Her hafta: tahsilat ve ödeme durumu, bekleyen hasar dosyaları
- Her ay: üretim, komisyon, sigorta şirketi ve şube / prodüktör mutabakatı
- Her yıl: yıllık üretim, şirket ve branş dağılımı, kâr / zarar
Raporlarda tarih kutularına noktasız yazabilirsiniz (ör. 15112026); kutudan çıkınca noktaları program koyar.
Üretim Raporları
Üretim, acentenin ne kadar iş yaptığını gösterir. Programdaki Raporlar menüsünün Poliçe Raporları bölümünde şu raporlar bu soruya yanıt verir:
- Poliçe Üretim Raporu: seçtiğiniz dönemde kesilen poliçeler; sigorta şirketi, sigorta çeşidi, şube / prodüktör gibi birçok ölçüte göre süzülür.
- Yıllık Poliçe Üretim Raporu ve Şirket Bazlı Yıllık Ciro: yıl içindeki dağılım ve şirketlere göre ciro.
- Branş Bazlı Şirket Üretimleri: hangi branşta hangi şirketle çalıştığınız.
- Üretim Karşılaştırma Tablosu: iki dönemi yan yana koyarak büyüme ya da küçülmeyi gösterir.
- Yaşayan Poliçeler Tablosu: yürürlükteki poliçe portföyünüz.
Üretimdeki düşüş tek başına bir sonuç değildir; hangi şirkette, hangi branşta ya da hangi şube / prodüktörde olduğunu bulmak için raporu ölçütlerle daraltın.
Komisyon ve Bakiye
Komisyon, acentenin asıl geliridir ve sigorta şirketinin ekstresiyle uyuşması gerekir. Poliçe Komisyon Tablosu poliçe bazında komisyonu gösterir. Poliçe Bakiye Raporu poliçelerin tahsil edilmemiş tutarlarını listeler; müşteriden alacağınızı ve şirkete borcunuzu poliçe poliçe görürsünüz.
Cari Hesap Raporları bölümündeki Cari Hesap Bakiye Listesi, Cari Hesap Ekstresi ve Hesap İcmali ile hesapların özetini alırsınız. Sigorta şirketiyle karşılaştırma yaparken cari hareketlerdeki Özet düğmesi hesabı türüne göre toplar; ayrıntılar Sigorta Şirketi Mutabakatı yazısında.
Şube / prodüktörlerinizle çalışıyorsanız Şube / Prodüktör Yıllık Üretim, Şube Hesap Bakiye Listesi (Müşteri Detaylı) ve Şube / Prodüktör Mutabakat Raporu işinizi kolaylaştırır. Bu konu Şube ve Prodüktör Çalışmasını Portalda Yönetmek yazısında anlatılıyor.
Müşteri Raporları
Portföyün sağlığını üretim kadar müşteri hareketleri de gösterir:
- Yeni Müşteri Kayıt Raporu: dönem içinde kazandığınız müşteriler.
- Hareketi Olmayan Müşteri Listesi: uzun süredir işlem yapmayan, belki de kaybetmek üzere olduğunuz müşteriler.
- Çapraz Poliçe Raporu: müşterilerin hangi branşlarda poliçesi olduğu ve hangilerinde olmadığı.
Bu listeler satış çalışmasının başlangıç noktasıdır; Çapraz Satış yazısında nasıl kullanılacağını anlattık.
Personel Performansı
Personelinizin üretimini izlemek isterseniz önce Personel Performans Tanımlamaları bölümünde hedefleri ve ödül ayarlarını girin: branş bazlı, sigorta çeşidi bazlı ya da net üretim bazlı. Ardından Performans Özeti her personelin hedefe göre durumunu gösterir. Hedefler gerçekçi ve önceden açıklanmış olmalıdır; aksi hâlde rapor motivasyon yerine tartışma doğurur.
Rapordan Karara: Bir Örnek
Raporun değeri, sorduğunuz soruya bağlıdır. Diyelim ki bu yılın ilk yarısında üretiminiz geçen yıla göre düşük görünüyor:
- Üretim Karşılaştırma Tablosu ile iki dönemi yan yana koyun; düşüşün gerçek olup olmadığını ve büyüklüğünü görün.
- Raporu sigorta çeşidine göre daraltın. Düşüş tek bir branşta mı, yoksa her yerde mi?
- Aynı branşı şube / prodüktörlere göre ayırın. Düşüş tek bir şubeden mi geliyor?
- Yenilenmeyen poliçelerin açıklamalarına bakın: fiyat mı, hizmet mi, müşterinin aracını satması mı?
Bu dört adımın sonunda “üretim düştü” cümlesi “şu şubede kasko yenilemeleri fiyat yüzünden kaçıyor” gibi üzerinde çalışılabilecek bir bilgiye dönüşür. Raporu aldıktan sonra kararınızı ve sonraki ay neye bakacağınızı not edin; böylece raporlar bir arşiv değil, bir yönetim aracı olur.
Kâr / Zarar
Kâr / Zarar Raporu komisyon gelirlerinizi ve giderlerinizi bir araya getirir. Doğru bir sonuç için kasa ve banka hareketlerinin, giderlerin eksiksiz girilmiş olması gerekir. Bu konuda Kasa, Banka ve Kredi Kartı yazısına bakabilirsiniz.
Listelerle Çalışmak
Programdaki ve portaldaki bütün listeler aynı araçlara sahiptir:
- Süzgeç satırı: sütun başlığına sağ tıklayıp açarsınız; >100000 gibi koşullar ya da 1000..5000 gibi aralıklar yazabilirsiniz.
- Toplam satırı: süzgeçten sonra kalan satırların toplamını en alta yazar.
- Sütunları Seç ve Dizaynı Kaydet: sık kullandığınız düzeni adıyla saklarsınız.
- Excel’e aktarma ve e-posta: rapor, ölçütleri ve toplamlarıyla Excel dosyası olur; bilgisayarınızda Excel kurulu olmasa da çalışır.
Bu araçlar Listeler eğitim filminde gösteriliyor. Raporun hangi ölçütlerle alındığını Excel dosyasında görmek, aylar sonra aynı raporu yeniden almak için de işinize yarar.
Özetle
- Rapor takvimi belirleyin: günlük, haftalık, aylık ve yıllık.
- Üretimdeki değişimi şirket, branş ve şube / prodüktör ayrımıyla inceleyin.
- Komisyon ve bakiyeyi düzenli olarak sigorta şirketiyle karşılaştırın.
- Yeni ve hareketsiz müşterileri izleyin.
- Süzgeç, toplam ve kayıtlı düzenlerle aynı raporu her ay saniyeler içinde alın.