Şube / prodüktörlerle çalışmak acentenin üretimini büyütür ama yanında yoğun bir iş yükü getirir: hangi poliçe kimin, komisyon ne kadar, hesap neden tutmuyor? Bu yazıda şube / prodüktör çalışmasını düzenli yürütmek için program ve Web Portal’ın birlikte nasıl kullanılacağını anlatıyoruz.
Temel: Kart, Komisyon Oranları ve Müşteri Bağlantısı
Her şube / prodüktör için programda bir Şube / Prodüktör kartı açılır ve sigorta çeşidi bazında komisyon oranları girilir. Oranları tek tek yazmak yerine toplu yayabilir, bir şubenin oranlarını öbür şube / prodüktörlere de uygulayabilirsiniz. Ayrıntılar Şube / Prodüktör ve Komisyon Oranları eğitim filmindedir.
Şube / prodüktörün getirdiği müşteri, cari hesap kartında o şubeye bağlanır. Poliçe girişinde şube / prodüktör komisyonu bu bağlantıya göre kendiliğinden hesaplanır. Müşteri bağlantısı unutulursa komisyon da, şubenin raporları da eksik çıkar.
Aktarılan Poliçeleri Şubeye Atamak
Poliçeleri sigorta şirketlerinden aktarıyorsanız, Poliçe Aktarımı ekranında ilgili satırları seçip Seçili Müşterileri Şube / Prodüktöre Kaydet ile müşterileri o şubenin altına kaydedersiniz; şubeye verilecek komisyon da gösterilir. Aktarım sonrası kontroller için Aktarım Sonrası Kontroller yazısına bakabilirsiniz.
Şube / Prodüktöre Portal Hesabı Açmak
Şube / prodüktörleriniz Şube Programı ile Web Portal’da kendi hesaplarıyla çalışır; kurulum gerekmez. Ana acente olarak portalda Servis grubundaki Kullanıcı Tanım ve Yetkileri ekranından şube / prodüktör, personel ya da müşteri için giriş hesabı açarsınız. Şube / prodüktör hesabı programdaki kartına bağlanır; kullanıcı kodu karttan gelir. Açabileceğiniz hesap sayısı lisansınızdaki hakla sınırlıdır ve personel hesapları da şube / prodüktör hakkından sayılır.
Yeni açılan hesapta kullanıcı ilk girişte kendi şifresini belirler. Hangi bölümleri göreceğini hesaptaki yetkilerle ya da Kullanıcı Yetki Grupları ile belirlersiniz.
Şube / Prodüktör Portalda Ne Görür?
Şube / prodüktör yalnız kendi poliçelerini, müşterilerini ve cari hesabını görür; başka bir şubenin ya da merkezin kayıtlarını göremez. Kişisel veriler yetkiye göre maskeli gösterilir.
- Poliçe ekleme: kestiği poliçenin numarasını yazıp sorgular; poliçe merkezde kayıtlıysa tek tıkla kendi partajına eklenir. Merkeze henüz girilmemiş poliçeler Sisteme Girişi Beklenen Poliçeler listesinde bekler.
- Sorgulama: Poliçe Sorgulama ve Müşteri Sorgulama ile poliçe no, plaka, müşteri adı, TC kimlik, vergi no ya da telefonla kendi kayıtlarına ulaşır.
- Üretim ve komisyon: Şube Üretim Raporu ve Üretim Raporu (Ayrıntılı) ile dönem üretimini ve komisyonunu görür.
- Cari hesap: ana acentedeki hesabının hareketlerini borç / alacak toplamlarıyla izler.
- Yenileme: Poliçe Tecdit Listesi ile yenilenecek poliçelerini önceden görür.
Böylece şube / prodüktörün “Komisyonum ne kadar?”, “Bakiyem ne?” gibi soruları için merkezi araması gerekmez.
Aylık Mutabakat
Şube / prodüktörle anlaşmazlıkların çoğu ay sonunda, komisyon ödemesi sırasında çıkar. Şube / Prodüktör Mutabakat Raporu ile ilgili ayın mutabakatını hazırlarsınız. Açtığınızda şube / prodüktör, merkezin onayladığı aylık komisyon mutabakatını kendi ekranında görür ve portal üzerinden onaylar. Onaylanmış bir mutabakat, sonradan çıkabilecek tartışmaların önüne geçer.
Merkez tarafında şu raporlar işinizi kolaylaştırır:
- Şube / Prodüktör Yıllık Üretim ve Şube / Prodüktör Toplu Üretim Raporu (Excel)
- Şube Hesap Bakiye Listesi (Müşteri Detaylı) ve Şube Hesap Müşteri Listesi
- Şube / Prodüktör Komisyon Oranları Listesi
- Şube / Prodüktör Toplu Ekstre Raporu (Excel)
Komisyon ödemelerinin vergisel yönleri için Acente Komisyonlarının Vergilendirilmesi yazısına bakabilirsiniz.
Çalışma Kurallarını Baştan Belirleyin
Programın sağladığı düzen, ancak taraflar aynı kurallarla çalıştığında işe yarar. Bir şube / prodüktörle çalışmaya başlarken şu konuları yazılı olarak netleştirmenizi öneririz:
- Sigorta çeşidi bazında komisyon oranları ve oranların hangi tarihten geçerli olduğu
- Komisyonun brüt mü net prim üzerinden mi, hangi hesaplama türüyle hesaplanacağı
- Kesilen poliçenin merkeze ne kadar sürede bildirileceği
- Tahsilatı kimin yapacağı ve paranın merkeze ne zaman aktarılacağı
- Aylık mutabakatın hangi gün yapılacağı ve komisyonun ne zaman ödeneceği
Bu kurallar bir kez yazıldığında programdaki kart ve oranlar onların karşılığı olur; aylar sonra çıkan bir sorunda neye göre karar verileceği bellidir. Cari hesapların nasıl tutulduğu Acentede Cari Hesap Mantığı yazısında anlatılıyor.
Ayrılan Şube / Prodüktör
Bir şube / prodüktörle çalışmayı bıraktığınızda portal hesabını hemen kapatın. Müşterilerin kime ait olacağına karar verip kartlardaki bağlantıyı buna göre düzenleyin; açık bakiyeyi mutabakatla kapatın. Hesap kapatmanın güvenlik tarafı Portalda Güvenli Çalışma yazısında anlatılıyor.
Kontrol Listesi
- Her şube / prodüktörün kartını ve sigorta çeşidi bazında oranlarını tanımlayın.
- Müşterileri doğru şubeye bağlayın; aktarımda atamayı unutmayın.
- Şube / prodüktöre portal hesabı açın, yalnız gereken yetkileri verin.
- Mutabakatı her ay yapın ve şubenin onayını alın.
- Çalışma bittiğinde hesabı aynı gün kapatın.