Web Portal’ın en büyük kolaylığı internet olan her yerden açılmasıdır; bu da hesap güvenliğini daha önemli kılar. Bir şifrenin başkasının eline geçmesi, müşterilerinizin kişisel verilerine ulaşılması demektir. Bu yazıda portaldaki güvenlik önlemlerini ve sizin yapmanız gerekenleri anlatıyoruz.
Herkese Kendi Hesabı
Güvenliğin ilk kuralı hesap paylaşmamaktır. Her çalışana ve her şube / prodüktöre kendi kullanıcı adını verin. Ortak hesap kullanıldığında kimin ne yaptığı ayırt edilemez, işten ayrılan kişinin erişimini kapatmak için herkesin şifresini değiştirmek gerekir.
Portalda bir kullanıcı adıyla aynı anda tek oturum açılır. Aynı hesapla başka bir bilgisayar ya da telefondan giriş yapılınca önceki oturum birkaç saniye içinde kapanır. Bu, hem paylaşılan hesapları kendiliğinden zorlaştırır hem de şifreniz başkasının elindeyse bunu fark etmenizi sağlar: siz çalışırken oturumunuz beklenmedik şekilde kapanıyorsa şifrenizi hemen değiştirin.
Şifre Kuralları
Portal zayıf şifreleri kabul etmez. Şifre en az 12 karakter olmalı; içinde en az bir büyük harf, bir küçük harf, bir rakam ve bir özel karakter bulunmalıdır. Yeni açılan hesaplarda kullanıcı ilk girişte kendi şifresini belirler; kendisine verilen geçici şifreyle çalışmaya devam edemez.
Şifrenizi Hesap menüsündeki Şifre Değiştir’den değiştirirsiniz. Şifrenizi unuttuysanız giriş ekranındaki Şifremi Unuttum bağlantısıyla hesabınıza kayıtlı e-posta adresine sıfırlama bağlantısı gelir. Bu yüzden hesabınızdaki e-posta adresinin güncel olması önemlidir.
İyi bir şifre için kısa ve karmaşık bir kelime yerine birkaç kelimeden oluşan uzun bir cümle düşünün. Portal şifrenizi başka sitelerde kullanmayın; başka bir sitedeki sızıntı portal hesabınızı da tehlikeye atar.
İki Adımlı Doğrulama
İki adımlı doğrulama açıkken girişte şifrenize ek olarak telefonunuzdaki doğrulama (Authenticator) uygulamasında görünen 6 haneli kod istenir. Şifreniz başkasının eline geçse bile telefonunuz olmadan hesabınıza girilemez. Hesap menüsündeki İki Adımlı Doğrulama’dan açılır.
Kurulumda verilen yedek kodları güvenli bir yerde saklayın; telefonunuza ulaşamadığınızda bu kodlarla giriş yapabilirsiniz. Şube / prodüktörünüz telefonunu kaybederse iki adımlı doğrulamasını sıfırlayabilirsiniz. Acente yöneticisi ve ofis dışından çalışan personel için iki adımlı doğrulamayı mutlaka açmanızı öneririz.
Yetkiler: Herkes Yalnız İşi Kadar
Her kullanıcı yalnız işini yapmak için gereken ekranları görmelidir. Ana acente olarak Servis grubundaki Kullanıcı Tanım ve Yetkileri ekranında kullanıcıların bölüm yetkilerini belirlersiniz. Aynı işi yapan çok sayıda kullanıcı varsa Kullanıcı Yetki Grupları ile bir grup tanımlayıp kullanıcıları ona bağlamak işi kolaylaştırır.
Yetkisi olmayan bölüm kullanıcının menüsünde hiç görünmez. Şube / prodüktör ve müşteri hesapları yalnız kendi kayıtlarını görür; TC Kimlik, vergi no ve plaka gibi kişisel veriler yetkiye göre maskeli gösterilir. Yetkilerin nasıl planlanacağı Kullanıcı Yetkileri ve İşlem Kayıtları yazısında ayrıntılı anlatılıyor.
Kim Ne Yaptı?
Portalda ve programda poliçe, cari ve diğer kayıtlarda yapılan ekleme, değiştirme ve silme işlemleri, toplu işlemler dahil, İşlem Kayıtları’na yazılır: hangi kullanıcının, ne zaman, hangi kayıtta ne yaptığı görünür. Yetkili kullanıcılar Kullanıcı Oturumları ekranında acentenin hesaplarından hangilerinin çevrimiçi olduğunu görür ve gerektiğinde bir hesabı Sistemden Çıkar ile oturumdan atar.
Bu kayıtlar yalnız sorun çıktığında değil, KVKK kapsamında kişisel verilere kimin ulaştığını göstermek için de değerlidir. Acentenin yükümlülükleri için Acenteler İçin KVKK yazısına bakabilirsiniz.
Ortak Bilgisayarda ve Telefonda
- Ortak ya da başkasına ait bir bilgisayarda işiniz bitince oturumu kapatın; tarayıcıya şifrenizi kaydettirmeyin.
- Uzun süre işlem yapılmayan oturum güvenlik için kendiliğinden kapanır; yine de bilgisayarın başından kalkarken ekranı kilitleyin.
- Telefonunuzda ekran kilidi kullanın; portalı Ana Ekrana Ekle ile açıyorsanız telefonun kaybolması hesabınızın da açıkta kalması demektir.
- Size e-postayla ya da mesajla gelen “şifrenizi doğrulayın” bağlantılarına tıklamayın; portala her zaman adresi kendiniz yazarak girin.
Şüpheli Bir Durumda Ne Yapmalı?
Oturumunuz siz çalışırken kapanıyorsa, işlem kayıtlarında sizin yapmadığınız bir işlem görüyorsanız ya da şifrenizi birine söylediğinizden şüpheleniyorsanız beklemeyin:
- Şifrenizi hemen değiştirin.
- İki adımlı doğrulama kapalıysa açın.
- İşlem kayıtlarından hesabınızla yapılan son işlemlere bakın.
- Kişisel verilere yetkisiz erişim olduğunu düşünüyorsanız acentenizin KVKK sorumlusunu bilgilendirin.
- Destek hattımızı arayın; birlikte bakalım.
Ayrılan Çalışan ve Şube / Prodüktör
İşten ayrılan personelin ya da çalışmayı bıraktığınız şube / prodüktörün hesabını aynı gün kapatın. Açık kalan eski hesaplar, en sık gözden kaçan güvenlik açığıdır. Ayda bir kullanıcı listesine bakıp kullanılmayan hesapları temizlemeyi alışkanlık edinin.
Kontrol Listesi
- Herkese kendi hesabını verin; hesap paylaşmayın.
- En az 12 karakterli, kurallara uygun ve başka yerde kullanılmayan şifreler seçin.
- İki adımlı doğrulamayı açın, yedek kodları saklayın.
- Yetkileri işe göre verin, yetki gruplarından yararlanın.
- İşlem kayıtlarına ve oturumlara ara ara bakın.
- Ayrılan kişinin hesabını aynı gün kapatın.