İYS ve Ticari Elektronik İleti: SMS ve E-Postada Kurallar

SMS ve e-posta, acentenin müşterisine ulaşmasının en hızlı yoludur. Ancak tanıtım ve kampanya amaçlı iletiler 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e tabidir. Bu yazıda kuralları acente gözüyle özetliyoruz.

Ticari elektronik ileti nedir?

Kanun, telefon, çağrı merkezi, faks, otomatik arama makinesi, e-posta ve SMS gibi araçlarla elektronik ortamda ve ticari amaçla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletileri ticari elektronik ileti sayar. "Kasko'da indirim var", "Sağlık sigortası teklifimizi alın" gibi mesajlar bu kapsamdadır.

Her ileti ticari değildir. Yönetmelik, devam eden bir abonelik, ödeme, teslimat gibi konulardaki bilgilendirme iletileri için önceden onay aranmayacağını; ancak bu iletilerde herhangi bir mal veya hizmetin özendirilemeyeceğini söyler. Örneğin "Taksitiniz yarın ödenecek" bilgilendirmedir; aynı mesajın sonuna yeni bir ürün tanıtımı eklerseniz ileti ticari hale gelebilir.

Kural: Önceden onay

Kanuna göre ticari elektronik iletiler alıcıya ancak önceden onayı alınmak kaydıyla gönderilebilir. Onay yazılı olarak ya da elektronik iletişim araçlarıyla alınabilir. İletinin içeriği de alıcıdan alınan onaya uygun olmalıdır.

Kanunda bir kolaylık da vardır: Alıcı, kendisiyle iletişime geçilmesi için iletişim bilgisini verdiyse, aldığı mal veya hizmetle ilgili değişiklik, kullanım ve bakım iletileri için ayrıca onay alınmaz. Bu istisna dardır; yeni bir ürünün tanıtımını kapsadığını varsaymayın.

Onayı poliçe imzası sırasında, web sitenizdeki bir formla ya da müşterinin yazılı talebiyle alabilirsiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin, onayın hangi kanal (SMS, arama, e-posta) için verildiğini, tarihini ve nasıl alındığını kaydedin. Müşteriye bir kampanya iletisi gönderdiğinizde bu bilgiler elinizde olmalıdır.

İYS: Onayların tek adresi

İleti Yönetim Sistemi (İYS), onay ve retlerin merkezi olarak tutulduğu sistemdir. Yönetmeliğe göre:

• Ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişiler İYS'ye kaydolur.
• İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemez.
• İYS dışında (örneğin acentede imzalanan bir formla) alınan onaylar üç iş günü içinde İYS'ye kaydedilir.
• İYS'ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz kabul edilir.

SMS'i bir SMS firması üzerinden gönderiyorsanız, firma da (aracı hizmet sağlayıcı) gönderimden önce alıcının İYS'de onayı olup olmadığını kontrol etmekle ve İYS'ye kayıtlı olmayan göndericilerin iletisini başlatmamakla yükümlüdür. Yine de onayı almak ve İYS'ye yüklemek sizin sorumluluğunuzdadır.

Esnaf ve tacir istisnası

Kanuna göre esnaf ve tacirlere önceden onay alınmadan ticari elektronik ileti gönderilebilir. Kurumsal müşterileriniz için bu önemli bir kolaylıktır, ama iki şartı vardır:

1. Göndermeden önce bu alıcıların iletişim adreslerini İYS'ye kaydetmeniz gerekir.
2. Alıcının ret hakkını kullanıp kullanmadığını İYS üzerinden kontrol etmeniz gerekir; reddetmişse artık onayı olmadan ileti gönderilemez.

Şirket adına kayıtlı bir hattın arkasında çoğu zaman bir kişi vardır. Kişisel verilerin korunması yükümlülükleri bu istisnadan etkilenmez.

Ret hakkı

Alıcı, dilediği zaman ve gerekçe göstermeden ticari ileti almayı reddedebilir. Kurallar açıktır:

• Her ticari iletide ret imkânı bulunmalı; ret kolay, ücretsiz ve iletinin geldiği kanalla yapılabilmelidir.
• Size iletilen ret bildirimlerini üç iş günü içinde İYS'ye bildirirsiniz.
• Ret talebi size ulaştıktan sonra üç iş günü içinde gönderimi durdurursunuz.
• Alıcı ret hakkını doğrudan İYS üzerinden de kullanabilir.

İletide ayrıca sizi tanıtan bilgiler ve ulaşılabilir bir iletişim bilgisi (telefon, e-posta gibi) bulunmalıdır.

Kayıt ve ispat

Bir şikâyet olduğunda onayı ispat yükü göndericidedir. Yönetmeliğe göre onay kayıtları onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten itibaren, diğer ileti kayıtları ise kayıt tarihinden itibaren üç yıl saklanır. Kanun aykırılıklar için idari para cezası öngörür.

KVKK ile ilişkisi

İYS onayı ticari ileti mevzuatından doğar; kişisel verilerin korunması yükümlülükleri ayrıca devam eder. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 2026/1183 sayılı kararında bir tanıtım aramasında konuşmayı sürdürmenin açık rıza sayılamayacağını, aydınlatma ile açık rızanın ayrı ayrı yerine getirilmesi gerektiğini belirtmiş ve idari para cezası uygulamıştır. Ayrıntılar için Sigorta Acenteleri İçin KVKK yazımıza bakın.

PSP programında SMS ve e-posta

PSPforSQL Acente programı ve Web Portal, hatırlatma listelerinden, raporlardan ve birçok ekrandan SMS ve e-posta göndermenizi sağlar; SMS'ler sizin SMS sağlayıcınızdaki hesabınız üzerinden gider. Listelerde birden çok müşteri seçip toplu gönderim yapabilirsiniz. Toplu kampanya mesajı göndermeden önce listenizi yalnızca onayı olan alıcılarla sınırladığınızdan emin olun. Ayrıntılar: SMS ve E-Posta ile Müşteri İletişimi.

Kontrol listesi

• Acentenizin İYS kaydı var mı?
• Elden ya da formla aldığınız onaylar üç iş günü içinde İYS'ye yükleniyor mu?
• Kurumsal alıcılarınızın adresleri İYS'ye kaydedildi mi, ret kontrolü yapılıyor mu?
• Her kampanya iletisinde ücretsiz ret yolu ve iletişim bilgisi var mı?
• Ret talepleri üç iş günü içinde işleniyor mu?
• Bilgilendirme iletilerinizde ürün tanıtımı yer alıyor mu?