Müşterinize poliçe, teklif ya da ekstre gönderdiğiniz e-posta adresi, acentenizin dijital kartvizitidir. Ücretsiz bir e-posta hizmetindeki kişisel bir adres ile acentenizin alan adını taşıyan bir adres arasındaki fark, ilk bakışta küçük görünse de güven, güvenlik ve süreklilik açısından önemlidir. Bu yazıda kurumsal e-postanın neden önemli olduğunu ve doğru kurulması için nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Ücretsiz Adres ile Kurumsal Adres Arasındaki Fark
Kurumsal e-posta, kendi alan adınızla kullandığınız adrestir: örneğin ad.soyad@acenteniz.com. Ücretsiz bir hizmette açılmış bir adres ise herkesin birkaç dakikada açabileceği türdendir. Bu farkın acente için üç sonucu vardır:
- Güven: Alan adınızı taşıyan bir adres, karşı tarafa yazışmanın gerçek bir işletmeyle yapıldığını gösterir. Sigorta şirketleri, kurumsal müşteriler ve bankalarla yazışırken bu daha da belirgindir.
- Tutarlılık: Web siteniz, kartvizitiniz ve e-posta adresiniz aynı adı taşır. Müşteriniz sizi her yerde aynı adla tanır.
- Sahiplik: Adresler acentenize aittir. Bir çalışan ayrıldığında adresi ve yazışmaları sizde kalır; şifresini değiştirir, gelen e-postaları başka bir çalışana yönlendirirsiniz.
Sahte E-Postalara Karşı Bir Adım Önde
Dolandırıcılar, tanınan bir işletmenin adına e-posta göndererek alıcıyı kandırmaya çalışır. Acenteler için tipik örnek, müşteriye "hesap numaramız değişti, ödemeyi bu IBAN'a yapın" diye gönderilen sahte bir e-postadır. Ücretsiz bir adres kullanıyorsanız, dolandırıcının benzer görünen bir adres açması çok kolaydır ve müşteriniz farkı anlayamaz.
Kurumsal adres kullandığınızda müşterilerinize basit bir kural verebilirsiniz: "Biz yalnız @acenteniz.com uzantılı adreslerden yazarız." Bu kural tek başına her saldırıyı önlemez, çünkü saldırgan alan adınıza çok benzeyen bir alan adı da alabilir; ama dikkatli bir müşterinin sahte iletiyi fark etmesini kolaylaştırır.
Dosya ve kişisel veri paylaşımında dikkat edilecekler için WhatsApp ve E-Posta ile Veri Paylaşımı, zararlı eklere karşı önlemler için Fidye Yazılımına Karşı Önlemler yazılarımıza bakabilirsiniz.
SPF, DKIM ve DMARC: Sade Bir Anlatım
Bu üç kısaltma, alan adınızın DNS ayarlarına eklenen kayıtlardır. Amaçları, alıcı sunucunun "Bu e-posta gerçekten bu alan adından mı geldi?" sorusuna yanıt verebilmesidir.
- SPF: Alan adınız adına e-posta göndermeye yetkili sunucuların listesidir. Alıcı sunucu, gelen e-postanın bu listedeki bir sunucudan gelip gelmediğine bakar.
- DKIM: Gönderdiğiniz her e-postaya eklenen dijital bir imzadır. Alıcı sunucu, DNS'te yayımlanan anahtarla imzayı doğrular; böylece iletinin alan adınızdan geldiği ve yolda değiştirilmediği anlaşılır.
- DMARC: SPF ya da DKIM denetiminden geçemeyen bir e-postayla ne yapılacağını söyleyen kuraldır: yalnız izle, istenmeyen klasörüne at ya da reddet. Ayrıca bu denetimlerin sonuçlarını size rapor olarak gönderebilir.
Bu kayıtlar doğru kurulmadığında iki sorun yaşanır: kendi e-postalarınız alıcıda istenmeyen klasörüne düşebilir ve başkaları alan adınız adına daha kolay sahte e-posta gönderebilir. DMARC'ı genellikle önce "yalnız izle" ayarıyla başlatmak, raporlarda bir sorun görünmezse kuralı sıkılaştırmak güvenli bir yoldur. Programdan, web sitenizin formlarından ya da başka bir hizmetten de alan adınız adına e-posta gidiyorsa, bu gönderimlerin de SPF ve DKIM ayarlarında hesaba katılması gerekir.
Bu ayarlar teknik görünse de bir kez doğru yapıldığında uzun süre değişmez. Alan adınızın ve e-postanızın kimde barındırıldığını bilin ve ayarları bu firmayla birlikte kontrol edin.
Pratik Kurulum Önerileri
- Herkese kişisel bir adres verin (ad.soyad@ gibi), ortak işler için de görev adresleri açın: info@, hasar@, muhasebe@ gibi.
- Her adres için güçlü ve ayrı bir şifre kullanın. Hizmetiniz iki aşamalı doğrulamayı destekliyorsa açın.
- E-posta imzanıza unvanınızı, telefonunuzu, adresinizi ve web sitenizi ekleyin.
- Çalışan ayrıldığında şifresini hemen değiştirin; adresi kapatmak yerine gelenleri başka bir çalışana yönlendirin.
- Müşteri kartlarına ve programdaki e-posta ayarlarına kurumsal adresinizi yazın; programdan giden ekstre ve teklifler de bu adresten gitsin.
PSP Kurumsal E-Posta
PSP Yazılım'ın Kurumsal E-Posta hizmetiyle alan adınıza özel e-posta adresleri kullanırsınız. Hizmet Türkiye'de barındırılır; Outlook, Apple Mail, eM Client ve Thunderbird gibi e-posta programlarıyla ve telefonlardaki e-posta uygulamalarıyla çalışır, otomatik hesap kurulumunu destekler. WebMail ile e-postalarınıza her yerden ulaşabilirsiniz. Gelen iletiler anti spam ve anti virüs denetiminden geçer.
PSPforSQL Sigorta Acente Programı'ndan gönderdiğiniz raporlar, ekstreler ve teklifler, ayarlarda tanımladığınız e-posta hesabınız üzerinden gider; kurumsal adresinizi burada tanımladığınızda müşterinize giden her e-posta acentenizin adını taşır. Acenteniz için web sitesi de düşünüyorsanız Acente Web Sitesi ile Müşteri Kazanmak yazımıza bakabilirsiniz. Sorularınız için bize ulaşın.
Özetle
- Acentenizin bütün yazışmalarını kendi alan adınızı taşıyan adreslerden yapın.
- SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarınızın doğru kurulduğunu barındırma firmanızla kontrol edin.
- Müşterilerinize hangi adreslerden yazdığınızı söyleyin; IBAN değişikliğini telefonla doğrulayın.
- Güçlü, ayrı şifreler kullanın; mümkünse iki aşamalı doğrulamayı açın.
- Çalışan ayrıldığında adresi kapatmayın, şifresini değiştirip yönlendirin.