Müşterileriniz primi farklı yollarla öder: elden nakit, havale, çek ya da senet, kredi kartı, Mail Order veya WebPos. Her ödeme yolunun kaydı, kontrolü ve riski farklıdır. Bu yazıda bu ödeme yollarını programda nasıl izleyeceğinizi ve özellikle kart bilgilerini nasıl koruyacağınızı anlatıyoruz.
Temel kural: her para bir hesaba girer
Bir tahsilat iki şeyi birden değiştirir: müşterinin borcunu kapatır ve paranın girdiği yeri (kasa, banka hesabı, POS) artırır. İki tarafın da kaydedilmesi gerekir. Müşterinin borcu kapanıp paranın hangi hesaba girdiği belirsiz kalırsa kasa ve banka bakiyeleri gerçeği göstermez.
Müşteri tarafındaki kayıt ve borçla eşleştirme için Tahsilat ve Taksit Takibi yazımıza bakabilirsiniz.
Kasa
Kasa İşlemleri'nde kasaya giren ve çıkan paraları izlersiniz. Kasa işlem türleri, Kasa İşlemleri Tanıtımı ile tanımlanır; gelir ve gider kalemlerinizi kendi düzeninize göre ayırabilirsiniz. Aylık Kasa Raporu ile dönem toplamlarını görürsünüz.
İyi uygulamalar:
- Nakit tahsilatı aynı gün kaydedin; “sonra gireriz” denen kayıt çoğu zaman unutulur.
- Gün sonunda kasadaki parayı sayıp programdaki bakiyeyle karşılaştırın.
- Kasadan bankaya yatırılan parayı da kaydedin; aksi hâlde kasa fazla, banka eksik görünür.
Banka
Banka Hesap Hareketleri'nde her banka hesabınızın hareketlerini izlersiniz. Havale ve EFT ile gelen tahsilatlar, şirkete yapılan prim ödemeleri ve banka masrafları burada görünür. Banka Raporu ve Banka Gelir / Gider Raporu gibi raporlarla dönem toplamlarını alırsınız.
Ayda bir, banka hesap özetini programdaki hareketlerle karşılaştırmak, girilmemiş havaleleri ve yanlış hesaba girilmiş kayıtları ortaya çıkarır. Havalede açıklama yazmayan müşterilerin ödemelerini bulmak için tutar ve tarih süzgeci işinizi kolaylaştırır.
Çek ve senet
Alınan ve verilen çek / senetler bordrolarla kaydedilir; durumları ve vadeleri izlenir. Vadesi yaklaşan çek ve senetler hatırlatma listelerinde önünüze gelir: Alınan Çek, Alınan Senet, Verilen Çek ve Verilen Senet listeleri ayrı ayrı vardır. Çek ve senet vadeli bir ödeme yolu olduğu için tahsil edilene kadar takipte kalmalıdır.
Kredi kartı, Mail Order ve WebPos
Programda kredi kartı ve POS cihazı takibi yapılır. Mail Order ve WebPos işlemleri kendi bölümlerinde kaydedilir:
- Mail Order: Müşterinin kart bilgisiyle, kart fiziksel olarak olmadan yapılan çekimlerdir. Mail Order hatırlatma listesi, zamanı gelen çekimleri önünüze getirir.
- WebPos: Bankanızın sanal POS ekranından yapılan çekimlerdir.
- Raporlar: Mail Order Listesi, WebPos Giriş / Çıkış Raporu ve kredi kartı tahsilatlarının ne zaman hesabınıza geçeceğini gösteren Kredi Kartı Çözülme Tablosu gibi raporlarla bu tahsilatları izlersiniz.
Bir ödemenin hangi bölüme kaydedileceği konusunda acente içinde ortak bir kural belirleyin. Aynı türden bir tahsilatın bir çalışan tarafından kasaya, başka bir çalışan tarafından bankaya girilmesi, ay sonunda iki bakiyeyi birden bozar.
Kartla yapılan tahsilatta para hesabınıza bankanızla anlaştığınız vadede geçer. Bu yüzden “tahsil edildi” ile “hesaba geçti” arasındaki farkı izlemek nakit planlaması için önemlidir.
Kart bilgilerini korumak
Kart bilgisi, acentenizin taşıdığı en hassas verilerden biridir. Bu bilgilerin ele geçirilmesi hem müşteriniz hem de acenteniz için ciddi sonuçlar doğurabilir. Şu ilkeleri öneririz:
- Kart numarasını düz metin olarak saklamayın: Tam kart numarasını e-postada, WhatsApp mesajında, Excel dosyasında, not defterinde ya da kâğıt üzerinde bekletmeyin. Görmeniz gerektiğinde maskeli biçim (ör. ilk ve son dört hane) yeterlidir.
- Güvenlik kodunu (CVV / CVC) hiç saklamayın: Kart sektörünün güvenlik standardı olan PCI DSS, işlem onaylandıktan sonra güvenlik kodunun saklanmasına izin vermez.
- Mail Order formlarını sınırlayın: Kart bilgisi içeren formlara yalnız işlemi yapan kişi ulaşsın; işlem bittikten sonra güvenli biçimde imha edin.
- Bilgiyi kanaldan değil, sistemden alın: Kart bilgisini mesajlaşma uygulamasıyla istemek yerine bankanızın güvenli ödeme yöntemlerini tercih edin. Bkz. WhatsApp ve E-Posta ile Veri Paylaşımı
- Yetkileri daraltın: Kart bilgisi görebilen ve Mail Order işlemi yapabilen kullanıcıları sınırlayın. Bkz. Kullanıcı Yetkileri ve Log
- Bankanıza danışın: Sanal POS ve Mail Order sözleşmenizde bankanızın güvenlik şartları yer alır; bu şartları okuyun ve uygulayın.
Gün sonu ve ay sonu düzeni
- Gün sonu: Kasayı sayın, nakit tahsilatları ve kasadan bankaya yatırılanları kontrol edin, günün kart çekimlerini kaydedin.
- Hafta sonu: Mail Order hatırlatma listesine ve vadesi yaklaşan çek / senetlere bakın.
- Ay sonu: Banka hesap özetlerini programla karşılaştırın, Aylık Kasa Raporu'nu alın, kart tahsilatlarının hesaba geçişini kontrol edin.
Özetle
- Her tahsilatın hem müşteri tarafı hem de paranın girdiği hesap kaydedilmelidir.
- Kasa, banka, çek / senet, Mail Order ve WebPos programda ayrı bölümlerde izlenir; her biri için raporlar vardır.
- Kart numarasını düz metin olarak saklamayın, güvenlik kodunu hiç tutmayın.
- Gün sonu ve ay sonu karşılaştırmaları farkları büyümeden yakalar.