Taksitli satış, müşteriye kolaylık sağlarken acenteye bir sorumluluk yükler: vadesi gelen taksiti zamanında toplamak. Toplanamayan prim, çoğu zaman acentenin şirkete karşı borcu olarak kalır. Bu yazıda taksitlerin doğru oluşturulmasından vadesi gelen alacakların takibine ve tahsilatın kaydına kadar uygulanabilir bir düzen anlatıyoruz.
Takip, poliçe girişinde başlar
Tahsilat takibinin doğruluğu, taksitlerin baştan doğru oluşturulmasına bağlıdır. Poliçe girişinde ödeme paketini seçip Taksitleri Düzenle ile taksit tablosunu oluşturursunuz. Dövizli poliçelerde taksitler poliçenin dövizinde oluşur. Aktarımla gelen poliçelerde taksitler şirketin verisinden gelir; kaydetmeden önce özellikle taksit sayısına ve vadelere göz atmakta fayda vardır.
Taksit tablosu hatalıysa sonraki her şey hatalı olur: tahsilat listesi yanlış tarihte uyarır, müşteriye yanlış tutar istenir.
Müşterinin ödeme alışkanlığını da baştan kaydetmek işe yarar. Cari Hesap Tanıtımı'ndaki müşteri ödeme şekli, iletişim bilgileri ve cep telefonu doğru girilmişse, hatırlatma mesajı doğru kişiye ve doğru kanaldan gider. Eksik ya da eski telefon numarası, en iyi hazırlanmış hatırlatma düzenini de sonuçsuz bırakır.
Peşin, taksitli, kartlı: farkı bilin
Her ödeme şeklinin takibi farklıdır. Peşin ödenen poliçede iş tahsilatın aynı gün kaydedilmesiyle biter. Elden ya da havaleyle ödenen taksitlerde vadeyi siz izlersiniz. Kredi kartına taksitlendirilen poliçede ise riski çoğunlukla banka taşır; sizin takibiniz çekimin yapılmasına ve tutarın hesabınıza geçmesine yöneliktir. Tahsilat listesini incelerken bu ayrımı akılda tutmak, zamanınızı gerçekten takip gerektiren alacaklara ayırmanızı sağlar.
Vadesi gelenleri görmek
Programda vadesi gelen alacakları görmenin birkaç yolu vardır:
- Tahsilat Listesi: Hatırlatma listelerindeki Tahsilat Listesi, vadesi gelen ve geçen müşteri borçlarını gösterir.
- Toplu Tahsilat / Taksitlendirme: Hatırlatma listeleri arasında bu iş için ayrı bir liste de bulunur.
- Açık borçlar: Müşteri Cari Hareketleri'nde Kriter listesinden Tüm Borçları seçerek yalnız kapanmamış borçları görürsünüz.
- Raporlar: Tahsilat ve ödeme raporları ile poliçe bakiyesi raporları dönem bazında genel tabloyu verir.
Tahsilat Listesi'nden doğrudan müşteriye SMS ya da e-posta gönderebilir, listeyi Excel'e aktarabilir ya da kaydı Ajanda'ya ekleyebilirsiniz. Geri arama sözü verdiğiniz bir müşteriyi Ajanda'ya eklemek, takibin unutulmasını önler.
Müşteriyi zamanında hatırlatmak
Hatırlatma, tahsilatın en ucuz ve en etkili aracıdır. Vadeden birkaç gün önce gönderilen kısa ve nazik bir mesaj, çoğu gecikmeyi önler.
- SMS: Programdan SMS göndermek için bir SMS sağlayıcısında hesabınız olmalıdır; Posta Güvercini, Mobildev ve NetGSM ile çalışılabilir.
- E-posta: Listelerde ve raporlarda Gönder düğmesinden ya da sağ tık menüsünden E-Posta Gönder'i seçersiniz.
- Toplu gönderim: Listelerde birden çok satırı seçip hepsine tek seferde SMS ya da e-posta gönderebilirsiniz.
- Ekstre: Müşteri hesabın ayrıntısını isterse cari hareketlerdeki Ekstre ile tarih aralığını seçip e-postayla gönderebilirsiniz; ekstre iletinin içinde görünür, PDF ve isterseniz Excel dosyası eklenir.
Mesaj gönderirken ileti izinlerine dikkat edin; bu konuyu İYS ve Ticari İleti yazımızda anlattık. İletişim kanallarının kullanımı için de SMS ve E-Posta ile Müşteri İletişimi yazımıza bakabilirsiniz.
Tahsilatı doğru kaydetmek
Para geldiğinde kaydı hemen ve doğru borca bağlayarak yapın:
- Müşteri Cari Hareketleri'nde müşteriyi bulun.
- Girişler düğmesinden ödeme türüne uygun bordroyu seçin (ör. Nakit Girişi).
- Açıklamayı ve tutarı yazın.
- Borç Listesi'nden ödenen taksiti Boşluk tuşuyla işaretleyip Tamam'a basın.
- Kaydedin; kapanan borç üstü çizili görünür.
Ödeme kredi kartı, Mail Order, çek ya da senetle yapıldıysa ilgili bölümleri kullanın. Bu ödeme yollarını Kasa, Banka, Kredi Kartı ve Mail Order Tahsilatları yazımızda anlattık.
Kısmi ödeme, iade ve mahsup
Müşteri taksitin bir kısmını öderse tahsilatı yine ilgili borca bağlayın; kalan tutar açık görünmeye devam eder. Müşterinin bir iade zeylinden alacağı varsa bu alacağı başka bir poliçenin borcuna karşılık Mahsup bordrosuyla kapatabilirsiniz; Eşitle düğmesi tutarı seçilen kalemlere göre dağıtır.
Haftalık bir tahsilat düzeni
Birçok acentede işe yarayan basit bir düzen:
- Her gün: Gelen ödemeleri aynı gün kaydedin ve borca bağlayın.
- Haftada bir: Tahsilat Listesi'ni açın; önümüzdeki günlerde vadesi gelecek taksitler için hatırlatma gönderin.
- Haftada bir: Vadesi geçenleri ayrıca listeleyin, telefonla arayın, görüşme sonucunu not edin ve geri dönüş tarihini Ajanda'ya ekleyin.
- Ay sonunda: Poliçe bakiyesi raporlarıyla genel tabloyu görün; uzun süredir ödenmeyen alacakları yöneticinizle değerlendirin.
Görevleri kişilere paylaştırmak, takibin sahipsiz kalmasını önler. Kimin hangi müşteriyi aradığını Müşteri Görüşme Tutanağı ile kayıt altına alabilirsiniz.
Özetle
- Taksit takibi, poliçe girişinde doğru oluşturulan taksit tablosuyla başlar.
- Tahsilat Listesi vadesi gelen ve geçen borçları gösterir; buradan SMS, e-posta ve Ajanda kaydı yapılır.
- Tahsilatı her zaman ilgili borca bağlayarak kaydedin.
- Basit bir günlük ve haftalık düzen, gecikmeleri büyümeden yakalar.