Elektronik belgeler artık acentelerin günlük işinin bir parçası. Ancak sigorta acentesinin durumu sıradan bir işletmeden biraz farklıdır: gelirin büyük bölümü komisyondur ve komisyonun belgesini çoğu zaman sigorta şirketi düzenler. Bu yazıda e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter yükümlülüklerini acente açısından özetliyoruz.
Komisyonun belgesi: Sigorta Komisyon Gider Belgesi
Sigorta şirketleri, acentelere ödedikleri komisyon için acente adına Sigorta Komisyon Gider Belgesi düzenler. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği bu belgeyi, acentenin düzenleyeceği faturanın yerine geçen belge olarak tanımlar. Yani komisyon geliriniz için genellikle siz fatura kesmezsiniz; belgeyi şirket düzenler.
Tebliğ, bu belgenin elektronik hali olan e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi uygulamasını da düzenler. Uygulama şu an isteğe bağlıdır; sigorta şirketleri başvurarak katılır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) en az 3 ay süre vererek zorunluluk getirmeye yetkilidir. Benzer şekilde e-Sigorta Poliçesi uygulaması da isteğe bağlıdır ve hem şirketler hem aracılar katılabilir.
Pratikte bu, şirketlerden gelen komisyon belgelerinin kâğıt ya da elektronik olabileceği anlamına gelir. Hangisi gelirse gelsin, tutarları şirket cari hesabınızla karşılaştırmanız gerekir. Bunun nasıl yapılacağını Sigorta Şirketi Mutabakatı yazımızda anlattık.
e-Fatura: Kimler geçmek zorunda?
Tebliğe göre brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Bu tutar, GİB'in yayımladığı 2026 tarihli güncel tebliğ metninde de aynıdır.
Geçiş zamanı da tebliğde yazılıdır: Eşiği bir hesap döneminde aşan mükellef, izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura kullanmak zorundadır. Örneğin eşik 2025 hasılatıyla aşıldıysa geçiş zamanı Temmuz 2026'dır.
Bilmeniz gereken diğer noktalar:
- Eşiğin altında kalanlar da isterse e-Fatura uygulamasına katılabilir.
- GİB, riskli bulduğu mükellefleri ciroya bakmadan, yazılı bildirim yapıp en az 3 ay süre vererek e-Fatura'ya geçirebilir.
- e-Fatura kullanan iki mükellef arasındaki faturalar e-Fatura olarak düzenlenmek zorundadır.
- Komisyon gelirinizin hasılat hesabına nasıl girdiğini mali müşavirinizle netleştirin; eşiği aşıp aşmadığınız buna bağlıdır.
e-Arşiv Fatura
e-Fatura uygulamasına geçen mükellefler e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçer. Bundan sonra e-Fatura kullanıcısı olan alıcılara e-Fatura, olmayanlara (bireysel müşteriler dahil) e-Arşiv Fatura düzenlenir.
e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler için de kural sıkılaştı. Güncel tebliğe göre bu mükelleflerin faturaları:
- 2025 yılında vergiler dahil 3 bin TL'yi aşıyorsa e-Arşiv Fatura olarak,
- 1 Ocak 2026'dan itibaren ise tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmelidir.
Ticari kazancı basit usulde belirlenenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için tarihler bir yıl sonradır: 3 bin TL kuralı 2025 ve 2026 yıllarını kapsar, tutara bakılmaksızın e-Arşiv zorunluluğu 1 Ocak 2027'de başlar.
Bu faturalar GİB'in e-Belge portalı üzerinden ya da GİB'den izinli özel entegratörler aracılığıyla düzenlenir. Kâğıt fatura düzenlenmesi halinde tebliğ, Vergi Usul Kanunu'ndaki cezai hükmün uygulanacağını belirtir.
Acente olarak komisyon dışında fatura kestiğiniz işler olabilir; örneğin başka bir aracıya ya da bir firmaya verdiğiniz hizmetler. Bu faturaların hangi biçimde düzenleneceğini yukarıdaki kurallara göre kontrol edin.
e-Defter
Elektronik Defter Genel Tebliği'nde yapılan değişiklikle (Sıra No: 5, Resmî Gazete 08.11.2024) bilanço esasına göre defter tutan mükellefler 1 Ocak 2025'ten itibaren e-Defter kapsamına alındı. Limited ve anonim şirket olarak kurulu acenteler bilanço esasına göre defter tuttuğu için bu kapsamdadır.
Şahıs işletmesi olarak çalışan ve işletme hesabı esasına göre defter tutan acentelerin durumu farklı olabilir. Hangi defterleri hangi biçimde tutacağınızı mali müşavirinizle teyit edin.
Geçiş için pratik adımlar
- Önceki yılın hasılatını yıl kapanır kapanmaz mali müşavirinizle birlikte hesaplayın.
- Eşik aşıldıysa GİB portalını mı, yoksa bir özel entegratörü mü kullanacağınıza karar verin.
- Başvuru ve deneme faturalarını son haftaya bırakmayın; geçiş tarihinden önce tamamlayın.
- Fatura kestiğiniz firmaların e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ebelge.gib.gov.tr'deki kayıtlı kullanıcı listesinden kontrol edin.
Saklama ve düzen
Elektronik belgeler de kâğıt belgeler gibi kanuni süre boyunca saklanmalı ve istendiğinde ibraz edilebilmelidir. Hangi belgeyi ne kadar saklamanız gerektiğini Belge Saklama Süreleri yazımızda bulabilirsiniz. Komisyonun vergisel tarafı için Komisyon ve Vergilendirme yazımıza da göz atın.
Belgeler kadar kayıtların düzeni de önemlidir. Komisyon belgelerini, şirketlere yapılan ödemeleri ve tahsilatları cari hesaplarda düzenli tutmak, hem mutabakatı hem de mali müşavirinizin işini kolaylaştırır. Bu konuda Acentede Cari Hesap Mantığı yazımız yol gösterir.
Özetle
- Komisyon geliriniz için belgeyi genellikle sigorta şirketi düzenler (Sigorta Komisyon Gider Belgesi); elektronik hali şimdilik isteğe bağlıdır.
- e-Fatura eşiği güncel tebliğde 3 milyon TL'dir; geçiş, eşiğin aşıldığı yılı izleyen yılın Temmuz ayında başlar.
- e-Arşiv'e dahil olmayanların faturaları da 2026'dan (basit usul ve işletme hesabında 2027'den) itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olmalıdır.
- Bilanço esasına göre defter tutan acenteler 2025'ten beri e-Defter kapsamındadır.
- Her yıl başında hasılatınızı ve yükümlülüklerinizi mali müşavirinizle birlikte gözden geçirin.