Acentede Belge ve Kayıt Saklama Süreleri

Bir acentede her gün yeni belge oluşur: poliçeler, zeyiller, tahsilat makbuzları, komisyon belgeleri, hasar evrakı, e-postalar. Bunların ne kadar süre saklanacağı tek bir kanunda yazmaz; ticaret hukuku, vergi hukuku, sigorta mevzuatı ve kişisel verilerin korunması kuralları birlikte uygulanır.

Bu yazıda temel süreleri ve pratik bir saklama düzenini anlatıyoruz. Özel durumlar (devam eden bir dava, vergi incelemesi, şirket tasfiyesi) için avukatınız ve mali müşavirinizle görüşün.

Türk Ticaret Kanunu: 10 Yıl

Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesine göre her tacir şunları sınıflandırılmış biçimde saklamak zorundadır:

• Ticari defterler, envanterler, açılış ve ara bilançolar, finansal tablolar ve faaliyet raporları,
• Alınan ticari mektuplar ve gönderilen ticari mektupların suretleri,
• Defter kayıtlarının dayandığı belgeler.

Kanun "ticari mektup" kavramını bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar olarak tanımlar. Bu nedenle sigorta şirketleriyle, müşterilerle ve Şube / Prodüktörlerle yapılan iş yazışmaları, e-postalar dahil, bu kapsamda düşünülmelidir.

Bu belgeler on yıl saklanır. Süre, belgenin oluştuğu (örneğin son kaydın yapıldığı ya da yazışmanın yapıldığı) takvim yılının bitişiyle başlar. Yani 2026'da oluşan bir belge için süre 31.12.2026'da işlemeye başlar.

Elektronik Saklama

Açılış ve ara bilançolar ile finansal tablolar dışındaki belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına uygun olmak kaydıyla görüntü ya da veri taşıyıcılarında saklanabilir. Şartlar şunlardır: okunur hale getirildiklerinde asıllarıyla içerik olarak örtüşmeleri ve saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi.

Vergi Usul Kanunu: 5 Yıl

Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesine göre defter tutmak zorunda olanlar, defterlerini ve kanunda sayılan belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılı başından itibaren beş yıl saklamak zorundadır. 256. madde, elektronik ortamdaki kayıtlarla bu kayıtlara erişim için gerekli bilgi ve şifrelerin de saklama süresi içinde istendiğinde ibraz edilmesini zorunlu tutar.

Vergi süresi ticari süreden kısadır. Uygulamada belgeler genellikle uzun olan süreye, yani TTK'nın on yılına göre saklanır. e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter kayıtları için e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter yazımıza bakın.

Sigorta Mevzuatı ve Uyuşmazlıklar

Sigorta Acenteleri Yönetmeliği, acentelerin hesaplarını ve mali tablolarını ilgili mevzuat çerçevesinde tutmasını ve sigorta şirketleriyle üçer aylık dönemler halinde mutabakat yapılmasını öngörür. Sigortacılık Kanunu'na göre acenteler de SEDDK denetimine tabidir; denetimde kayıt ve belgelerin sunulabilmesi gerekir.

Poliçe ve hasar dosyaları için uyuşmazlık süreleri de önemlidir. Türk Ticaret Kanunu'nun 1420. maddesine göre sigorta sözleşmesinden doğan istemler, alacağın muaccel olduğu tarihten itibaren iki yılda; sigorta tazminatına ve bedeline ilişkin istemler her halde rizikonun gerçekleştiği tarihten itibaren altı yılda zamanaşımına uğrar. Bir hasar ya da prim uyuşmazlığında poliçe, zeyil, tahsilat ve yazışma kayıtları en önemli dayanağınızdır.

Sigortacılık Kanunu, sigortacılık alanında çalışanların görevleri nedeniyle öğrendikleri sırları açıklayamayacağını ve bu yükümlülüğün görev sona erdikten sonra da süreceğini belirtir. Saklanan arşiv, gizlilik açısından da korunmalıdır.

KVKK: Gerektiğinden Uzun Saklamayın

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 4. maddesine göre kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanabilir. 7. maddeye göre işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Yani saklama süreleri hem bir alt sınır hem de bir üst sınır gibi düşünülmelidir: kanunun istediği süre dolmadan silmeyin, süre ve amaç bittiğinde de gereksiz yere tutmayın. Saklama ve imha politikası için Acenteler İçin KVKK yazımıza bakın.

Pratik Bir Saklama Düzeni

1. Belge türlerini listeleyin: defterler ve muhasebe belgeleri, komisyon belgeleri ve faturalar, banka dekontları, acentelik sözleşmeleri, poliçe ve zeyl evrakı, hasar dosyaları, müşteri yazışmaları.
2. Her türün saklama süresini yazın: ticari ve muhasebe belgeleri için en az on yıl; diğerleri için avukatınız ve mali müşavirinizle karar verin.
3. Kağıt belgeleri dijitalleştirin: PSPforSQL Acente programında kayıtlı poliçe ya da zeyle Dosya Ekle / Çıkar düğmesiyle PDF, Word, Excel ya da resim dosyası ekleyebilir, sonra listeden çift tıklayarak açabilirsiniz. Belgeler kaydın yanında durduğu için aramak kolaylaşır.
4. Kim neyi değiştirdi, görün: Program ve Web Portal; poliçe, cari ve diğer kayıtlarda yapılan ekleme, değiştirme ve silme işlemlerini İşlem Kayıtları'na yazar.
5. Yedekleyin: Elektronik saklamanın şartı, kayda her an ulaşılabilmesidir. Programla gelen Otomatik Yedekleme veritabanınızın yedeğini belirlediğiniz zamanlarda alır; isterseniz bir kopyası bulut yedekleme ile dışarıda da tutulur. Yedek düzeni için 3-2-1 Yedekleme Kuralı yazımıza bakın.
6. İş e-postalarını kurumsal adreste tutun: Yazışmalar ticari mektup sayıldığı için kişisel adreslerde dağılmaması önemlidir; bkz. Kurumsal E-Posta Neden Önemli?
7. Süresi dolanı imha edin: Yılda en az bir kez saklama süresi dolan kayıtları gözden geçirin ve politikanıza göre imha edin.

Özetle

• Ticari defterler, belgeler ve ticari yazışmalar TTK'ya göre on yıl saklanır; süre belgenin yılının sonunda başlar.
• VUK'ta süre beş yıldır; uygulamada uzun olan süre esas alınır.
• Elektronik saklama mümkündür, ama kayıt her an okunabilir ve erişilebilir olmalıdır.
• Sigorta istemlerinde zamanaşımı iki ve altı yıllık sürelerle işler; dosyaları buna göre koruyun.
• KVKK, gerekli süreden uzun saklamayı da sorun sayar; düzenli imha yapın.