Acente Web Sitesinde Yasal Yükümlülükler: ETBİS, KVKK ve Çerezler

Bir web sitesi acentenize yeni müşteri getirir, ama aynı zamanda bazı yasal yükümlülükler de getirir. Bu yazıda acente web sitesi açarken akla gelen üç konuyu ele alıyoruz: ETBİS kaydı, ziyaretçilerden toplanan kişisel veriler ve çerezler.

ETBİS kaydı gerekiyor mu?

Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi (ETBİS), Ticaret Bakanlığı'nın elektronik ticaret yapanları kayıt altına aldığı sistemdir. Bakanlığa göre elektronik ticaret veya aracılık faaliyetinde bulunan hizmet sağlayıcılar, faaliyete başlamadan önce e-Devlet üzerinden ETBİS'e kaydolmalıdır.

İlgili tebliğe göre kayıt yükümlülüğü özellikle şunları kapsar:

• Kendilerine ait elektronik ticaret ortamında faaliyet gösteren hizmet sağlayıcılar,
• Aracı hizmet sağlayıcılar (pazar yerleri gibi),
• Yurt içinde yerleşik olup yurt dışındaki bir aracı üzerinden sözleşme yapan veya sipariş alanlar.

Kayıtlı bilgilerde değişiklik olursa değişiklik tarihinden itibaren otuz gün içinde bildirilir. Tebliğ, sözleşmeyi münhasıran e-posta, telefon araması veya kısa mesaj gibi bireysel iletişim araçlarıyla kuranlara uygulanmaz.

Acente için asıl soru, sitenin ne yaptığıdır. 6563 sayılı Kanun elektronik ticareti çok geniş tanımlar: fiziki olarak karşı karşıya gelmeden, elektronik ortamda gerçekleştirilen çevrim içi iktisadi ve ticari her türlü faaliyet.

• Sitede poliçe satın alınabiliyor ya da ödeme yapılabiliyorsa, sitenin kendi elektronik ticaret ortamınız sayılması kuvvetle muhtemeldir; ETBİS kaydını faaliyete başlamadan önce yapın.
• Site yalnızca acentenizi tanıtıyor ve teklif talebi topluyorsa, poliçe de telefon veya e-postayla yapılıyorsa durum daha az nettir.

Sitede bulunması gereken bilgiler

6563 sayılı Kanun'un 3. maddesi, elektronik iletişim araçlarıyla sözleşme yapılmadan önce hizmet sağlayıcının bazı bilgileri sunmasını ister. Bunların başında alıcıların kolayca ulaşabileceği şekilde ve güncel olarak tanıtıcı bilgileriniz gelir. Sözleşmenin kurulması için izlenecek teknik adımlar ve uygulanan gizlilik kuralları da bu bilgiler arasındadır. Varsa üyesi olduğunuz meslek kuruluşunu ve meslekle ilgili davranış kurallarına nasıl ulaşılacağını da belirtmeniz istenir.

Sitenizden poliçe satmasanız bile unvanınızı, adresinizi, telefon ve e-posta bilgilerinizi kolay bulunur bir yerde ve güncel tutmak hem güven verir hem de bu yükümlülüklerle uyumludur.

Formlar ve KVKK

Teklif, iletişim ya da poliçe hatırlatma formu dolduran ziyaretçi size ad, telefon, plaka, T.C. kimlik numarası gibi kişisel veriler verir. Bu verileri toplarken 6698 sayılı Kanun'un 10. maddesi uyarınca ziyaretçiyi aydınlatmanız gerekir: veri sorumlusunun kim olduğu, verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiği, kimlere aktarılabileceği ve ziyaretçinin hakları.

Dikkat edilecek noktalar:

• Aydınlatma metni formun yanında, gönderimden önce okunabilir olmalıdır.
• Teklif talebini yanıtlamak ile ziyaretçiye kampanya mesajı göndermek farklı amaçlardır. Pazarlama iletileri için ayrıca onay gerekir; bu konuyu İYS ve Ticari Elektronik İleti yazımızda anlattık.
• Açık rızaya dayanacaksanız, aydınlatma ile açık rıza ayrı ayrı alınmalıdır.

Çerezler

Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Çerez Uygulamaları Hakkında Rehber'i çerezleri amaçlarına göre ayırır:

• Zorunlu çerezler sitenin çalışması için gereklidir (oturum açma, form doldurma, gizlilik tercihlerinin hatırlanması gibi). Rehbere göre bunlar genellikle açık rıza dışındaki işleme şartlarına dayanır ve pazarlama amacıyla kullanılmamalıdır.
• İşlevsel, analitik ve reklam/pazarlama çerezleri için kural olarak açık rıza gerekir. Rehber, yalnızca sitenin kendi kitlesini ölçmekle sınırlı birinci taraf analitik çerezlerin bazı koşullarda zorunlu çerez gibi değerlendirilebileceğini de belirtir.

Rıza alınacaksa rehberin iyi uygulama önerileri şunlardır:

1. Siteye girildiğinde bir çerez paneli açılır.
2. Panelde "Kabul Et", "Reddet" ve "Tercihler" düğmeleri renk, büyüklük ve punto bakımından eşit sunulur.
3. Çerezlerin amaçları ve birinci mi üçüncü taraf mı oldukları kısaca belirtilir; ayrıntılı çerez aydınlatma metnine bağlantı verilir.
4. Siteyi kullanmaya devam etmek rıza sayılmaz; rıza aktif bir eylemle verilir ve sonradan değiştirilebilir.

Rehber, siteye erişimi tüm çerezlerin kabulüne bağlayan çerez duvarlarının geçerli bir açık rıza ortaya koymayabileceğini de vurgular.

Analiz ya da reklam araçlarının sunucuları yurt dışındaysa, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin kurallar da devreye girer. Sitenize bir araç eklemeden önce bu konuyu danışmanınızla değerlendirin.

PSP acente web sitelerinde durum

Acente web sitelerimiz varsayılan olarak yalnızca sitenin çalışması için gerekli çerezleri kullanır ve ziyaretçiye bunu bildiren bir çerez bandı gösterir. Formlarda ziyaretçinin onaylayacağı bir kutu ve "KVKK Aydınlatma Metni" sayfasına bağlantı bulunur. KVKK ile Gizlilik ve Çerez Politikası sayfaları taslak olarak gelir; yönetim paneli, bu taslakları kendi metninizle değiştirmeniz gerektiğini hatırlatır. Metnin içeriği veri sorumlusu olarak acentenize aittir; hukuk danışmanınızla birlikte hazırlamanızı öneririz.

Kontrol listesi

• Siteniz online satış ya da ödeme alıyorsa ETBİS kaydını yaptınız mı, değişiklikleri 30 gün içinde bildiriyor musunuz?
• Unvan, adres ve iletişim bilgileriniz sitede kolay bulunuyor mu?
• Her formun yanında acentenize ait güncel bir aydınlatma metni var mı?
• Zorunlu olmayan çerez kullanıyorsanız, eşit "Kabul Et / Reddet" seçenekli bir rıza paneliniz var mı?
• Pazarlama amaçlı iletişim için ayrı onay alıyor musunuz?